Dienstreise (Checkliste, Antrag, Reisekostenvorschuss und Abwesenheitsnotiz): Vorlage und Hinweise
Dienstreise beantragen, vorbereiten und finanzieren, inklusive Abwesenheitsnotiz für die Zeit unterwegs.
Wählen Sie, ob Sie die Reise beantragen, vorbereiten, einen Vorschuss anfordern oder eine Abwesenheitsnotiz einrichten möchten. Alle Eingaben bleiben in Ihrem Browser, es wird nichts übertragen.
Stand: 10.10.2026 · Angaben ohne Gewähr
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Dienstreise: die passende Variante wählen
Wählen Sie, ob Sie die Reise beantragen, vorbereiten, einen Vorschuss anfordern oder eine Abwesenheitsnotiz einrichten möchten.
- Geschäftsreise Checkliste (Dienstreise vorbereiten): Dienstreise vorbereiten: Genehmigung, Buchung, Unterlagen, Spesen, Belege und Abrechnung.
- Dienstreise ins Ausland vorbereiten (Checkliste): Geschäftsreise ins Ausland: A1-Bescheinigung, Entsendemeldung, Visum, Arbeitserlaubnis, Auslandskrankenversicherung, Reisekosten, Sicherheit und Datenschutz.
- A1-Bescheinigung für Dienstreisen ins EU-Ausland (Checkliste): Nachweis über die deutsche Sozialversicherung bei Dienstreisen und Entsendung: wer beantragt, wann, wie lange gültig, Selbstständige, Kontrollen vor Ort.
- Dienstreiseantrag: Dienstreise beim Vorgesetzten beantragen, mit Zweck, Zeitraum und Kosten.
- Antrag auf Gehaltsvorschuss: Gehaltsvorschuss beim Arbeitgeber beantragen: Betrag, Grund und Verrechnung mit dem nächsten Gehalt.
- Antrag auf Reisekostenvorschuss: Vorschuss für eine Dienstreise beantragen: Reiseziel, Zeitraum, voraussichtliche Kosten und spätere Abrechnung.
- Abwesenheitsnotiz (Out-of-Office E-Mail): Automatische Antwort bei Urlaub, Dienstreise oder Elternzeit mit Vertretung, Rückkehrdatum und Kontakt.
Dienstreise richtig abrechnen
Bei Dienstreisen können Fahrtkosten, Übernachtung und Verpflegungsmehraufwand nach steuerlichen Regeln erstattet oder als Werbungskosten angesetzt werden. Für Auslandsreisen in der EU ist oft eine A1-Bescheinigung zur Sozialversicherung nötig. Sammeln Sie alle Belege und reichen Sie die Abrechnung zeitnah ein.
Hinweise
- Siehe Dienstreiseantrag, Reisekostenabrechnung und Bewirtungsbeleg.
Steuerliche und rechtliche Vorgaben ändern sich. Prüfen Sie den aktuellen Stand und lassen Sie sich im Zweifel von Steuerberatung oder Kammer beraten. Die Vorlage ersetzt keine Beratung.
Dienstreise ins Ausland vorbereiten (Checkliste): Rechtssicher ins Ausland
Auch kurze Auslandsdienstreisen haben Formalitäten. Die Checkliste hilft Beschäftigten und Personalabteilungen.
Für Einsätze in der EU sollte immer eine A1-Bescheinigung vorliegen; sie belegt, dass deutsches Sozialversicherungsrecht gilt. Viele EU-Staaten verlangen zudem eine Entsendemeldung, teils schon bei kurzen Einsätzen. Außerhalb der EU sind Visum und Arbeitserlaubnis zu prüfen. Die Verpflegungspauschalen für das Ausland veröffentlicht das Bundesfinanzministerium jährlich.
A1-Bescheinigung für Dienstreisen ins EU-Ausland (Checkliste): Wer ist wo versichert?
Wer beruflich ins EU-Ausland, nach Island, Liechtenstein, Norwegen oder in die Schweiz reist, sollte eine A1-Bescheinigung dabeihaben. Die Checkliste sorgt dafür, dass nichts fehlt.
Die A1-Bescheinigung belegt, dass für eine Tätigkeit im Ausland weiterhin deutsches Sozialversicherungsrecht gilt (EU-Verordnung 883/2004). Sie wird grundsätzlich für jede grenzüberschreitende Tätigkeit verlangt, auch für kurze Reisen. Ohne A1 drohen in manchen Ländern Bußgelder oder Beitragsforderungen. Für einige Fälle gibt es Erleichterungen in der Diskussion – Stand prüfen.
Dienstreiseantrag: Dienstreise genehmigen lassen
Dienstreisen müssen oft genehmigt werden. Der Antrag nennt Ziel, Zweck, Verkehrsmittel und Kosten.
Eine Dienstreise ist eine berufliche Reise außerhalb der regelmäßigen Arbeitsstätte. Arbeitgeber legen fest, ob und wann Reisen genehmigt werden. Mit dem Antrag begründen Sie Zweck, Zeitraum und Kosten. Nach der Reise folgt die Reisekostenabrechnung, siehe Reisekostenabrechnung.
Antrag auf Gehaltsvorschuss: Vorschuss oder Darlehen?
Bei einem finanziellen Engpass kann ein Vorschuss auf das Gehalt helfen. Das Schreiben nennt Betrag, Grund und Verrechnung.
Ein Vorschuss ist eine Vorauszahlung auf bereits verdientes oder bald fälliges Gehalt und wird mit den nächsten Zahlungen verrechnet. Einen Anspruch darauf gibt es in der Regel nicht, es sei denn, Tarif- oder Arbeitsvertrag sehen ihn vor. Bei der Verrechnung müssen Pfändungsfreigrenzen nicht in jedem Fall beachtet werden; bei größeren Beträgen über längere Zeit ist ein Arbeitgeberdarlehen passender.
Antrag auf Reisekostenvorschuss: Vorschuss für Dienstreisen
Bei teuren Dienstreisen muss niemand in Vorleistung gehen. Das Schreiben beantragt einen Vorschuss auf die Reisekosten.
Viele Arbeitgeber zahlen auf Antrag einen Vorschuss, damit Beschäftigte nicht in Vorleistung gehen müssen. Für Verpflegungsmehraufwand gelten steuerliche Pauschalen, im Ausland länderspezifisch. Nach der Reise wird mit Belegen abgerechnet. Firmenkreditkarten oder Direktbuchungen sind Alternativen.
Abwesenheitsnotiz (Out-of-Office E-Mail): Gute Abwesenheitsnotiz
Die Abwesenheitsnotiz informiert Absender, wann Sie zurück sind und wer vertritt. Mit Varianten für Deutsch und Englisch.
Eine Abwesenheitsnotiz (automatische Antwort) sagt, wann Sie zurück sind und wer vertritt. Halten Sie sie kurz und freundlich. Aus Datenschutzgründen sollten Sie keine Gründe wie Krankheit und keine Reisedetails nennen, die Einbrecher nutzen könnten. Für internationale Kontakte lohnt sich eine zweisprachige Fassung.
Typische Fehler: Dienstreise (Checkliste, Antrag, Reisekostenvorschuss und Abwesenheitsnotiz)
- Belege gehen verloren.
- A1-Bescheinigung fehlt.
- Reise ist nicht genehmigt.
- A1 vergessen.
- Kurze Reisen vergessen.
- Die Reise wird ohne Genehmigung angetreten.
Dienstreise (Checkliste, Antrag, Reisekostenvorschuss und Abwesenheitsnotiz) erstellen: So geht’s
- Füllen Sie das Formular oben mit Ihren Angaben aus.
- Prüfen Sie die Vorschau und ändern Sie Texte, Stil, Schriftart oder Akzentfarbe.
- Klicken Sie auf „PDF speichern / drucken“ und wählen Sie im Druckdialog „Als PDF speichern“.
- Unterschreiben Sie das Dokument, wo nötig, und versenden Sie es, zum Beispiel per E-Mail oder Post.
Muster: Dienstreise (Checkliste, Antrag, Reisekostenvorschuss und Abwesenheitsnotiz)
So sieht ein ausgefülltes Dokument aus. Mit dem Formular oben erstellen Sie Ihre eigene Version.
Checkliste Geschäftsreise
Messe Frankfurt · 18.–20.11.2026
Vorbereitung
| □ | Dienstreiseantrag genehmigen lassen |
| □ | Reiserichtlinie des Arbeitgebers prüfen |
| □ | Bahn/Flug und Hotel buchen |
| □ | Termine, Agenda und Kontaktdaten |
| □ | Bei Auslandsreisen: A1-Bescheinigung und Einreisebestimmungen prüfen |
Gepäck und Unterlagen
| □ | Ausweis, Tickets, Hotelbestätigung |
| □ | Laptop, Ladegeräte, Präsentation |
| □ | Firmenkreditkarte oder Vorschuss |
| □ | Visitenkarten und Unterlagen |
Unterwegs und danach
| □ | Alle Belege sammeln (Fahrt, Hotel, Bewirtung) |
| □ | Verpflegungsmehraufwand und Fahrtkosten notieren |
| □ | Reisekostenabrechnung zeitnah einreichen |
| □ | Ergebnisse und Nachfassungen dokumentieren |
Eigene Punkte
| □ | Messeausweis abholen |
Häufige Fragen zu: Dienstreise (Checkliste, Antrag, Reisekostenvorschuss und Abwesenheitsnotiz)
Brauche ich eine A1-Bescheinigung?
Bei Dienstreisen ins EU-Ausland in der Regel ja.
Was wird erstattet?
Nach Reiserichtlinie und Steuerrecht: Fahrt, Übernachtung, Verpflegungspauschalen.
Wann reiche ich die Abrechnung ein?
So bald wie möglich, viele Arbeitgeber haben Fristen.
Brauche ich die A1 auch für einen Tag?
Grundsätzlich ja.
Wer genehmigt die Dienstreise?
Meist der Vorgesetzte oder die Personalabteilung.
Habe ich Anspruch auf einen Vorschuss?
In der Regel nicht, außer vertraglich vereinbart.
Soll ich den Grund nennen?
Besser nur allgemein, etwa „nicht im Büro“.
Passende Vorlagen
- Buchhaltung Vorlage – Vorlagen und Checklisten für die Buchhaltung: Belegordner, Kassenbuch, Quittung, Bewirtung, Reisekosten, Privatentnahmen.
- Antrag an den Arbeitgeber Vorlage – Schreiben an den Arbeitgeber: Urlaub, Gehaltserhöhung, Arbeitszeugnis, Elternzeit, Teilzeit, Homeoffice und Krankmeldung.
- Packliste Vorlage – Packlisten für Urlaub, Flugreise, Camping, Wandern, Radtour und Segeltörn zum Abhaken und Ausdrucken.