Mitarbeitergespräch (Leitfaden und Protokoll für Feedback, Trennung und mehr): Vorlage und Hinweise
Leitfäden zur Vorbereitung und Protokolle zur Dokumentation von Mitarbeitergesprächen.
Wählen Sie den Leitfaden zur Vorbereitung oder das Protokoll, um das Gespräch festzuhalten. Alle Eingaben bleiben in Ihrem Browser, es wird nichts übertragen.
Stand: 10.10.2026 · Angaben ohne Gewähr
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Mitarbeitergespräch: die passende Variante wählen
Wählen Sie den Leitfaden zur Vorbereitung oder das Protokoll, um das Gespräch festzuhalten.
- Feedbackgespräch führen (Leitfaden für Führungskräfte): Konstruktives Feedback geben: Vorbereitung, Beobachtung statt Bewertung, Wirkung, Wunsch, Zuhören, Vereinbarung und Nachverfolgung.
- Trennungsgespräch / Kündigungsgespräch führen (Leitfaden): Kündigung respektvoll übermitteln: Vorbereitung, kurze klare Botschaft, Reaktion aushalten, nächste Schritte, Übergabe des Schreibens und Kommunikation im Team.
- Telefon- oder Videointerview führen (Leitfaden für Arbeitgeber): Erstes Kennenlernen strukturiert führen: Vorstellung, Motivation, Erfahrungen, Rahmenbedingungen, Fragen des Bewerbers, nächste Schritte und Bewertung.
- Mitarbeitergespräch Protokoll (Jahresgespräch): Protokoll für Jahres- und Feedbackgespräche: Rückblick, Ziele, Entwicklung, Vereinbarungen und Unterschriften.
- Rückkehrgespräch nach Krankheit (Leitfaden und Protokoll): Gesprächsleitfaden für das Willkommens- oder Rückkehrgespräch nach Arbeitsunfähigkeit: Begrüßung, Information, Unterstützung, Vereinbarungen und Datenschutz.
- Exit-Interview (Austrittsgespräch Leitfaden): Austrittsgespräch führen: Gründe für den Wechsel, Zufriedenheit, Führung, Verbesserungsvorschläge und Rückkehroption festhalten.
Feedback, das wirkt
Wirksames Feedback folgt oft dem Muster Beobachtung – Wirkung – Wunsch. Es bezieht sich auf Verhalten, nicht auf die Person, und wird zeitnah gegeben. Hören Sie zu und vereinbaren Sie konkrete nächste Schritte. Positives Feedback ist genauso wichtig wie kritisches.
Hinweise
Trennungsgespräch / Kündigungsgespräch führen (Leitfaden): Fair trennen
Ein Kündigungsgespräch ist für alle schwer. Der Leitfaden hilft, klar, fair und respektvoll zu bleiben.
Ein Trennungsgespräch sollte kurz sein, meist 10 bis 15 Minuten. Die Entscheidung wird klar mitgeteilt und nicht verhandelt. Die Kündigung muss schriftlich mit Originalunterschrift übergeben werden; eine Empfangsquittung beweist den Zugang. Weisen Sie auf die Pflicht hin, sich bei der Agentur für Arbeit zu melden.
Telefon- oder Videointerview führen (Leitfaden für Arbeitgeber): Strukturiert auswählen
Ein kurzes Telefon- oder Videointerview spart Zeit vor dem persönlichen Gespräch. Der Leitfaden sorgt für vergleichbare Gespräche.
Strukturierte Interviews mit gleichen Kernfragen sind fairer und aussagekräftiger. Fragen nach Familienplanung, Religion, Gesundheit oder Herkunft sind nach dem AGG unzulässig. Informieren Sie Bewerber über die nächsten Schritte und halten Sie Zusagen ein; das prägt Ihr Arbeitgeberimage.
Mitarbeitergespräch Protokoll (Jahresgespräch): Gute Mitarbeitergespräche
Das Protokoll hält Ergebnisse und Vereinbarungen aus dem Mitarbeitergespräch fest.
Regelmäßige Mitarbeitergespräche fördern Klarheit, Motivation und Entwicklung. Halten Sie Ergebnisse, Ziele und Vereinbarungen schriftlich fest und vereinbaren Sie einen Folgetermin. Ziele sollten konkret, messbar und erreichbar sein. Bei Protokollen geht es um personenbezogene Daten: Ablage in der Personalakte nur im erforderlichen Umfang, Einsichtsrecht der Beschäftigten beachten.
Rückkehrgespräch nach Krankheit (Leitfaden und Protokoll): Willkommen zurück
Ein freundliches Rückkehrgespräch zeigt Wertschätzung und klärt, ob Unterstützung nötig ist. Leitfaden und Protokoll helfen Führungskräften.
Rückkehrgespräche sollen Wertschätzung zeigen und informieren, nicht kontrollieren. Die Diagnose geht den Arbeitgeber nichts an. Gibt es einen Betriebsrat, kann er bei standardisierten Gesprächen mitbestimmen. Bei längerer oder häufiger Krankheit ist das BEM das richtige Instrument.
Exit-Interview (Austrittsgespräch Leitfaden): Aus Abgängen lernen
Wer geht, sagt oft offen, was besser laufen könnte. Der Leitfaden strukturiert das Gespräch und hält Antworten fest.
Ein Exit-Interview zeigt Muster hinter Kündigungen, etwa bei Führung, Entwicklung oder Arbeitsbelastung. Führen Sie es vertraulich, möglichst mit einer neutralen Person aus HR, und werten Sie die Antworten zusammengefasst aus. Ein guter Abschied macht ehemalige Beschäftigte zu Botschaftern.
Typische Fehler: Mitarbeitergespräch (Leitfaden und Protokoll für Feedback, Trennung und mehr)
- Pauschale Kritik.
- Monate gewartet.
- Keine Vereinbarung.
- Lange Einleitung.
- Unstrukturiert geplaudert.
- Ziele sind zu vage.
Mitarbeitergespräch (Leitfaden und Protokoll für Feedback, Trennung und mehr) erstellen: So geht’s
- Füllen Sie das Formular oben mit Ihren Angaben aus.
- Prüfen Sie die Vorschau und ändern Sie Texte, Stil, Schriftart oder Akzentfarbe.
- Klicken Sie auf „PDF speichern / drucken“ und wählen Sie im Druckdialog „Als PDF speichern“.
- Unterschreiben Sie das Dokument, wo nötig, und versenden Sie es, zum Beispiel per E-Mail oder Post.
Muster: Mitarbeitergespräch (Leitfaden und Protokoll für Feedback, Trennung und mehr)
So sieht ein ausgefülltes Dokument aus. Mit dem Formular oben erstellen Sie Ihre eigene Version.
Leitfaden Feedbackgespräch
Tom Muster · 22.10.2026
Vorbereiten
| □ | Konkrete Beobachtungen mit Datum notieren |
| □ | Ziel des Gesprächs festlegen |
| □ | Ruhigen Raum und genug Zeit einplanen |
| □ | Auch Positives sammeln |
Feedback geben
| □ | Beobachtung schildern, nicht bewerten („Ich habe gesehen, dass …“) |
| □ | Wirkung beschreiben („Das hat dazu geführt, dass …“) |
| □ | Wunsch formulieren („Ich wünsche mir …“) |
| □ | In der Ich-Form sprechen |
Zuhören
| □ | Sicht der Mitarbeiterin bzw. des Mitarbeiters erfragen |
| □ | Nachfragen statt rechtfertigen lassen |
| □ | Gründe ernst nehmen, Unterstützung anbieten |
Abschließen
| □ | Konkrete Vereinbarung mit Termin |
| □ | Kurz schriftlich festhalten |
| □ | Nachgespräch nach einigen Wochen |
| □ | Fortschritte anerkennen |
Eigene Punkte
| □ | Feedback zeitnah geben, nicht sammeln |
Häufige Fragen zu: Mitarbeitergespräch (Leitfaden und Protokoll für Feedback, Trennung und mehr)
Wie oft Feedback geben?
Regelmäßig und zeitnah, nicht nur im Jahresgespräch.
Was ist die Sandwich-Methode?
Kritik zwischen Lob; besser ist klares, ehrliches Feedback.
Was, wenn die Person abblockt?
Zuhören, nachfragen, später erneut sprechen.
Wie lange dauert ein Kündigungsgespräch?
Meist 10 bis 15 Minuten.
Wie lange dauert ein Telefoninterview?
Meist 20 bis 30 Minuten.
Muss das Gespräch protokolliert werden?
Nicht zwingend, ein Protokoll schafft aber Verbindlichkeit.
Muss ich ein Rückkehrgespräch führen?
Nein, aber es ist eine gute Praxis.
Wer führt das Exit-Interview?
Am besten eine neutrale Person, etwa aus HR.
Passende Vorlagen
- Mitarbeiterbeurteilung Vorlage – Vorlagen für Probezeitbeurteilung, Einarbeitung, Weiterbildung, Mitarbeiterbefragung, Teammeetings und Bewerberübersicht.
- Büroorganisation Vorlage – Vorlagen für den Büroalltag: Besprechungsprotokoll, Prozessbeschreibung und Stundenzettel für Arbeitszeiten.
- Arbeitszeugnis Vorlage – Arbeits- und Praktikumszeugnisse erstellen sowie Ausbildungs- und Fortbildungsnachweise führen.