Arbeitgeber Schreiben Vorlage – mit Auswahl

Schreiben des Arbeitgebers (Bescheinigung, Freistellung, Befristung und mehr): Vorlage und Hinweise

Arbeitgeberschreiben zu Bescheinigungen, Urlaub, Freistellung, Befristung, Elternzeit, Lohnpfändung und Feuerwehreinsatz.

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Stand: 10.10.2026 · Angaben ohne Gewähr

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Arbeitgeber Schreiben: die passende Variante wählen

Wählen Sie den Anlass des Schreibens an Beschäftigte oder Behörden.

• Verdienstbescheinigung / Einkommensbestätigung des Arbeitgebers: Bescheinigung über Beschäftigung und Einkommen für Vermieter, Bank, Kita oder Behörde: Beschäftigung seit, ungekündigt, Arbeitszeit und Bruttoeinkommen.
• Urlaubsbescheinigung bei Ende des Arbeitsverhältnisses (§ 6 BUrlG): Bescheinigung über den im laufenden Jahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub, die der Arbeitgeber beim Ausscheiden ausstellen muss.
• Ankündigung von Betriebsferien an die Mitarbeitenden: Betriebsferien rechtzeitig ankündigen: Zeitraum, Anrechnung auf den Urlaub, Notdienst, Ausnahmen und Hinweis auf Mitbestimmung des Betriebsrats.
• Hinweis auf Resturlaub und drohenden Verfall (Schreiben des Arbeitgebers): Arbeitgeber fordern Beschäftigte auf, Resturlaub zu nehmen, und weisen auf den Verfall hin – Voraussetzung dafür, dass Urlaub überhaupt verfallen kann.
• Freistellung nach Kündigung (Schreiben des Arbeitgebers): Freistellung bis zum Ende des Arbeitsverhältnisses: widerruflich oder unwiderruflich, Anrechnung von Urlaub und Überstunden, Vergütung und Rückgabe von Arbeitsmitteln.
• Mitteilung an Beschäftigte über das Ende der Befristung: Arbeitgeber teilt mit, dass ein befristeter Arbeitsvertrag zum vereinbarten Termin endet – mit Hinweis auf die Arbeitsuchendmeldung, Resturlaub, Zeugnis und Rückgabe.
• Bestätigung der Elternzeit durch den Arbeitgeber: Arbeitgeber bestätigt die beantragte Elternzeit: Zeitraum, Kündigungsschutz, Urlaubskürzung und Hinweise zur Rückkehr.
• Drittschuldnererklärung des Arbeitgebers bei Lohnpfändung: Arbeitgeber erklärt nach Zustellung eines Pfändungs- und Überweisungsbeschlusses binnen zwei Wochen, ob er die Lohnforderung anerkennt und ob Vorpfändungen bestehen.
• Erstattung des Verdienstausfalls für Feuerwehreinsätze beantragen: Arbeitgeber fordert bei der Gemeinde das fortgezahlte Arbeitsentgelt für Einsätze, Übungen und Lehrgänge einer ehrenamtlichen Feuerwehrkraft zurück.

Einkommen bestätigen

Eine Verdienstbescheinigung wird auf Wunsch der Mitarbeitenden ausgestellt; Arbeitgeber geben ohne Einwilligung keine Gehaltsdaten an Dritte weiter. Für Vermieter genügen meist die letzten Gehaltsabrechnungen oder diese Bescheinigung. Behörden nutzen teils eigene Formulare, die Vorrang haben.

Hinweise

• Siehe Mieterselbstauskunft, Mietermappe, Arbeitsbescheinigung.

Arbeitsrecht hängt vom Einzelfall, vom Arbeits- und Tarifvertrag und von Betriebsvereinbarungen ab; Regeln können sich ändern. Lassen Sie sich im Zweifel beraten, etwa von Gewerkschaft, Betriebsrat, Kammer oder einer Fachanwältin bzw. einem Fachanwalt für Arbeitsrecht. Die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung.

Urlaubsbescheinigung bei Ende des Arbeitsverhältnisses (§ 6 BUrlG): Pflicht beim Ausscheiden

Beim Ausscheiden muss der Arbeitgeber bescheinigen, wie viel Urlaub im Jahr gewährt oder abgegolten wurde, damit der neue Arbeitgeber nicht doppelt gewährt.

Nach § 6 Abs. 2 BUrlG muss der Arbeitgeber bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine Bescheinigung über den im laufenden Kalenderjahr gewährten oder abgegoltenen Urlaub aushändigen. Der neue Arbeitgeber rechnet bereits gewährten Urlaub auf den Anspruch an, damit kein Doppelanspruch entsteht.

Ankündigung von Betriebsferien an die Mitarbeitenden: Betriebsferien festlegen

Betriebsferien sollten früh angekündigt werden, damit alle planen können. Das Schreiben nennt Zeitraum, Urlaubsanrechnung und Notdienst.

Arbeitgeber können aus betrieblichen Gründen Betriebsferien anordnen und dafür Urlaub verplanen; ein angemessener Teil des Urlaubs muss frei planbar bleiben. Gibt es einen Betriebsrat, hat er ein Mitbestimmungsrecht (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG). Kündigen Sie Betriebsferien möglichst früh an, idealerweise zu Jahresbeginn.

Hinweis auf Resturlaub und drohenden Verfall (Schreiben des Arbeitgebers): Mitwirkungsobliegenheit

Urlaub verfällt nur, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig und klar auf Resturlaub und Verfall hingewiesen hat. Das Schreiben erfüllt diese Mitwirkungspflicht.

Nach der Rechtsprechung von EuGH und BAG verfällt Urlaub nur, wenn der Arbeitgeber den Beschäftigten rechtzeitig, konkret und individuell auf seinen Resturlaub hingewiesen, ihn aufgefordert hat, ihn zu nehmen, und klar über den Verfall informiert hat. Ohne Hinweis bleibt der Urlaub bestehen und unterliegt grundsätzlich auch nicht der dreijährigen Verjährung. Den Zugang sollten Sie dokumentieren. Bei Langzeiterkrankten gelten Sonderregeln.

Freistellung nach Kündigung (Schreiben des Arbeitgebers): Freistellung richtig regeln

Nach einer Kündigung wird oft freigestellt. Das Schreiben regelt Art der Freistellung, Anrechnung von Urlaub und die Rückgabe von Arbeitsmitteln.

Bei einer unwiderruflichen Freistellung kann der Arbeitgeber Resturlaub anrechnen, wenn das klar erklärt wird. Bei einer widerruflichen Freistellung ist das nicht möglich, weil der Urlaub nicht frei planbar ist. Die Vergütung läuft weiter. Ob und wie anderweitiger Verdienst angerechnet wird, hängt von der Gestaltung ab.

Mitteilung an Beschäftigte über das Ende der Befristung: Befristung sauber beenden

Ein befristeter Vertrag endet automatisch. Eine rechtzeitige Mitteilung schafft Klarheit und erfüllt die Hinweispflicht zur frühzeitigen Arbeitsuchendmeldung.

Ein befristeter Vertrag endet mit Ablauf der Zeit, ohne dass gekündigt werden muss. Wird nach dem Ende mit Wissen des Arbeitgebers weitergearbeitet, gilt das Arbeitsverhältnis nach dem Teilzeit- und Befristungsgesetz als unbefristet verlängert, wenn nicht unverzüglich widersprochen wird. Arbeitgeber sollen Beschäftigte frühzeitig über die Pflicht zur Arbeitsuchendmeldung (§ 38 SGB III) informieren und dafür freistellen. Die Mitteilung ist keine Kündigung; die Wirksamkeit der Befristung selbst kann innerhalb von drei Wochen gerichtlich überprüft werden.

Bestätigung der Elternzeit durch den Arbeitgeber: Elternzeit bescheinigen

Arbeitgeber sollen die Elternzeit bescheinigen (§ 16 BEEG). Die Vorlage bestätigt Zeitraum und wichtige Punkte.

Der Arbeitgeber soll die Elternzeit bescheinigen (§ 16 Abs. 1 BEEG). Ablehnen kann er die fristgerecht beantragte Elternzeit in den ersten drei Lebensjahren nicht. Den Urlaub darf er für jeden vollen Kalendermonat Elternzeit um ein Zwölftel kürzen, muss das aber erklären. Ab dem Antrag, frühestens acht Wochen vor Beginn, gilt Kündigungsschutz.

Drittschuldnererklärung des Arbeitgebers bei Lohnpfändung: Pflichten als Drittschuldner

Wird der Lohn einer oder eines Beschäftigten gepfändet, muss der Arbeitgeber als Drittschuldner dem Gläubiger Auskunft geben. Die Vorlage enthält die gesetzlichen Angaben.

Nach § 840 ZPO muss der Arbeitgeber dem Gläubiger auf Verlangen binnen zwei Wochen nach Zustellung des Pfändungsbeschlusses erklären, ob und inwieweit er die Forderung anerkennt und zahlen will, ob andere Personen Ansprüche erheben und ob die Forderung bereits für andere Gläubiger gepfändet ist. Wer nicht oder falsch erklärt, kann schadensersatzpflichtig werden. Rangfolge: Zeitpunkt der Zustellung bzw. Abtretung. Pfändungsfreigrenzen ändern sich regelmäßig – Stand prüfen. Beschäftigte sind vertraulich zu informieren.

Erstattung des Verdienstausfalls für Feuerwehreinsätze beantragen: Ehrenamt mit Rückendeckung

Wer in der Freiwilligen Feuerwehr ist, wird für Einsätze freigestellt und bekommt seinen Lohn weiter. Der Arbeitgeber kann sich das Geld von der Gemeinde erstatten lassen.

Die Feuerwehrgesetze der Länder verpflichten Arbeitgeber, Feuerwehrangehörige für Einsätze und Ausbildung freizustellen und das Entgelt weiterzuzahlen. Auf Antrag erstattet die Gemeinde das Entgelt einschließlich der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Fristen und Formulare unterscheiden sich; Selbstständige haben meist einen eigenen Anspruch auf Verdienstausfall. Stand prüfen.

Typische Fehler: Schreiben des Arbeitgebers (Bescheinigung, Freistellung, Befristung und mehr)

• Ohne Wunsch des Mitarbeiters.
• Befristung verschwiegen.
• Falscher Zweck.
• Bescheinigung vergessen.
• Zu spät angekündigt.
• Hinweis zu spät.

Schreiben des Arbeitgebers (Bescheinigung, Freistellung, Befristung und mehr) erstellen: So geht’s

1. Füllen Sie das Formular oben mit Ihren Angaben aus.
2. Prüfen Sie die Vorschau und ändern Sie Texte, Stil, Schriftart oder Akzentfarbe.
3. Klicken Sie auf „PDF speichern / drucken“ und wählen Sie im Druckdialog „Als PDF speichern“.
4. Unterschreiben Sie das Dokument, wo nötig, und versenden Sie es, zum Beispiel per E-Mail oder Post.

Muster: Schreiben des Arbeitgebers (Bescheinigung, Freistellung, Befristung und mehr)

So sieht ein ausgefülltes Dokument aus. Mit dem Formular oben erstellen Sie Ihre eigene Version.

Rechtsgrundlagen

Die genannten Vorschriften im amtlichen Wortlaut (gesetze-im-internet.de, Bundesministerium der Justiz): § 6 BUrlG, § 87 BetrVG, § 38 SGB III, § 16 BEEG, § 840 ZPO. Maßgeblich ist stets die aktuelle Fassung.

Häufige Fragen zu: Schreiben des Arbeitgebers (Bescheinigung, Freistellung, Befristung und mehr)

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