Personalsuche Vorlage – mit Auswahl

Personalsuche (Stellenanzeige, Bewerberabsage, Bewertungsbogen und mehr): Vorlage und Hinweise

Vorlagen für Arbeitgeber: Stelle beschreiben und ausschreiben, Bewerber bewerten und anschreiben, Einwilligungen einholen.

Wählen Sie die Phase der Stellenbesetzung: Ausschreibung, Auswahl oder Schreiben an Bewerber. Alle Eingaben bleiben in Ihrem Browser, es wird nichts übertragen.

Stand: 10.10.2026 · Angaben ohne Gewähr

KI-Hinweis: Dieser Text wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt und kann Fehler enthalten. Mehr erfahren

Personalsuche: die passende Variante wählen

Wählen Sie die Phase der Stellenbesetzung: Ausschreibung, Auswahl oder Schreiben an Bewerber.

• Absage an Bewerber (wertschätzend und AGG-sicher): Absageschreiben an Bewerberinnen und Bewerber: freundlich, ohne angreifbare Begründung, mit Dank, Rücksendung bzw. Löschung der Unterlagen und optionalem Talentpool.
• Einladung zum Vorstellungsgespräch (Arbeitgeber): Bewerber zum Vorstellungsgespräch einladen: Termin, Ort oder Videolink, Gesprächspartner, Dauer, Ablauf, Unterlagen, Fahrtkosten und Rückmeldung.
• Jobangebot / Zusage an Bewerber (Offer Letter): Schriftliches Jobangebot an die ausgewählte Person: Stelle, Startdatum, Gehalt, Arbeitszeit, Befristung, Probezeit und Frist zur Annahme vor dem Arbeitsvertrag.
• Willkommensschreiben an neue Mitarbeiter vor dem ersten Arbeitstag: Preboarding-Brief des Arbeitgebers: Begrüßung, erster Arbeitstag mit Uhrzeit und Treffpunkt, Ansprechperson, mitzubringende Unterlagen und Ablauf der ersten Woche.
• Einwilligung zur Aufnahme in den Bewerberpool (Talentpool): Bewerbende willigen ein, dass ihre Unterlagen nach einer Absage für künftige Stellen gespeichert werden: Dauer, Zweck, Zugriff, Widerruf und Löschung nach DSGVO.
• Einwilligung des Bewerbers zur Einholung von Referenzen: Datenschutzkonforme Einwilligung für Arbeitgeber: Bewerber benennt Referenzgeber, legt Themen der Anfrage fest und wird über Widerruf und Löschung informiert.
• Bewertungsbogen für Bewerbungsgespräche: Strukturierter Bewertungsbogen für Vorstellungsgespräche: Kriterien, Gewichtung, Punkte von 1 bis 5 und Begründung für eine faire Auswahl.
• Stellenanzeige schreiben (AGG-konform): Stellenanzeige gestalten: Unternehmen, Aufgaben, Profil, Angebot, Gehaltsspanne, Kontakt und geschlechtsneutrale Formulierung nach dem AGG.
• Stellenbeschreibung (Aufgaben und Anforderungen): Stellenbeschreibung erstellen: Ziel der Stelle, Aufgaben, Befugnisse, Anforderungen, Berichtslinie und Vertretung.

Rechtssicher absagen

Absagen sollten keine Gründe nennen, die mit Merkmalen des AGG zusammenhängen könnten, etwa Alter, Geschlecht, Herkunft oder Religion. Abgelehnte Bewerber können Ansprüche nach dem AGG innerhalb von zwei Monaten nach Zugang der Absage geltend machen; deshalb werden Unterlagen oft einige Monate aufbewahrt und dann gelöscht. Eine längere Speicherung im Talentpool braucht eine Einwilligung.

Hinweise

• Siehe Bewertungsbogen, Bewerbermanagement, Einladung Vorstellungsgespräch.

Arbeitsrecht hängt vom Einzelfall, vom Arbeits- und Tarifvertrag und von Betriebsvereinbarungen ab; Regeln können sich ändern. Lassen Sie sich im Zweifel beraten, etwa von Gewerkschaft, Betriebsrat, Kammer oder einer Fachanwältin bzw. einem Fachanwalt für Arbeitsrecht. Die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung.

Einladung zum Vorstellungsgespräch (Arbeitgeber): Gute Einladung

Eine klare Einladung macht einen guten ersten Eindruck. Sie nennt Termin, Ort, Gesprächspartner und alles Organisatorische.

Nennen Sie Termin, Ort, Gesprächspartner und Dauer. Wer Bewerber zum Gespräch einlädt, muss Fahrtkosten grundsätzlich erstatten (§ 670 BGB), außer die Erstattung wird in der Einladung ausdrücklich ausgeschlossen. Bieten Sie bei Bedarf Barrierefreiheit oder Videogespräche an.

Jobangebot / Zusage an Bewerber (Offer Letter): Klare Zusage

Vor dem Arbeitsvertrag sorgt ein Jobangebot für Klarheit. Es fasst die vereinbarten Eckdaten zusammen und nennt eine Annahmefrist.

Ein Jobangebot fasst die Eckdaten zusammen und schafft Verbindlichkeit vor dem Vertrag. Bedenken Sie: Ein schriftliches Angebot mit allen wesentlichen Bedingungen kann bereits als Vertragsangebot gelten. Halten Sie Angaben daher mit dem späteren Arbeitsvertrag identisch und setzen Sie eine Annahmefrist. Seit 2022 gilt zudem das Nachweisgesetz mit erweiterten Informationspflichten.

Willkommensschreiben an neue Mitarbeiter vor dem ersten Arbeitstag: Ein guter erster Eindruck

Ein guter Start beginnt vor dem ersten Arbeitstag. Mit dem Willkommensschreiben wissen neue Mitarbeitende, wann sie wo sein sollen und was sie mitbringen müssen.

Zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag springen manche Neueinstellungen wieder ab. Ein Willkommensschreiben (Preboarding) schafft Verbindlichkeit und sorgt dafür, dass die Personalabteilung die nötigen Daten für Anmeldung zur Sozialversicherung und Lohnabrechnung rechtzeitig erhält. Nennen Sie Uhrzeit, Ort und eine feste Ansprechperson. Fragen Sie nur Daten ab, die Sie wirklich benötigen. Die wesentlichen Arbeitsbedingungen müssen nach dem Nachweisgesetz ohnehin schriftlich mitgeteilt werden – teils schon am ersten Arbeitstag.

Einwilligung zur Aufnahme in den Bewerberpool (Talentpool): Gute Bewerbungen behalten – mit Erlaubnis

Wer eine gute Bewerbung nicht sofort berücksichtigen kann, möchte die Unterlagen oft für später behalten. Dafür braucht der Arbeitgeber eine Einwilligung – die Vorlage regelt sie.

Ohne Einwilligung müssen Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Verfahrens gelöscht werden, sobald sie nicht mehr gebraucht werden. Üblich ist eine Aufbewahrung von etwa sechs Monaten nach der Absage, um sich gegen mögliche Ansprüche nach dem AGG verteidigen zu können – Stand prüfen. Für einen längerfristigen Bewerberpool ist eine ausdrückliche, freiwillige Einwilligung nach der DSGVO nötig, die Zweck, Dauer und Widerrufsmöglichkeit klar nennt. Sie kann auch in Textform, etwa per Häkchen im Bewerbungsportal, eingeholt werden; sie muss nachweisbar sein.

Einwilligung des Bewerbers zur Einholung von Referenzen: Referenzen nur mit Zustimmung

Referenzen bei früheren Arbeitgebern dürfen nur mit Zustimmung der Bewerberin bzw. des Bewerbers eingeholt werden. Die Vorlage regelt, wer gefragt werden darf und worüber.

Wer Auskünfte über Bewerbende bei Dritten einholt, verarbeitet personenbezogene Daten. Nach Datenschutzrecht ist das in der Regel nur mit einer freiwilligen, informierten Einwilligung zulässig; erfragt werden dürfen nur Informationen, die für die Stelle erforderlich sind – etwa Leistung und Arbeitsweise, nicht Gesundheit, Familienplanung oder Gewerkschaftszugehörigkeit. Ein Gespräch mit dem aktuellen Arbeitgeber ohne Wissen der Person kann deren Job gefährden und ist tabu. Halten Sie Gesprächsnotizen knapp und löschen Sie sie nach Abschluss des Verfahrens fristgerecht. Auch das AGG ist zu beachten.

Bewertungsbogen für Bewerbungsgespräche: Fair auswählen

Ein einheitlicher Bewertungsbogen macht Bewerbungsgespräche vergleichbar und die Auswahl fairer.

Legen Sie die Kriterien vor den Gesprächen fest, aus dem Anforderungsprofil der Stelle, und stellen Sie allen Bewerbern dieselben Kernfragen. Bewerten Sie direkt nach dem Gespräch und begründen Sie die Punkte. Kriterien wie Alter, Geschlecht, Herkunft oder Familienplanung sind nach dem AGG tabu. Bewahren Sie die Unterlagen nur so lange wie nötig auf.

Stellenanzeige schreiben (AGG-konform): Diskriminierungsfrei ausschreiben

Eine gute Stellenanzeige ist konkret, ehrlich und diskriminierungsfrei. Die Vorlage gliedert alle wichtigen Bausteine.

Stellenanzeigen müssen nach dem AGG neutral formuliert sein: geschlechtsneutral (z. B. „m/w/d“) und ohne unnötige Anforderungen zu Alter („junges Team“), Herkunft oder Muttersprache. Verstöße können Entschädigungsansprüche abgelehnter Bewerber auslösen. Eine Gehaltsspanne erhöht die Zahl passender Bewerbungen; nach der EU-Entgelttransparenzrichtlinie wird sie künftig zur Pflicht.

Stellenbeschreibung (Aufgaben und Anforderungen): Klare Rollen schaffen

Eine Stellenbeschreibung klärt Aufgaben, Verantwortung und Anforderungen einer Position.

Eine Stellenbeschreibung beschreibt Ziel, Aufgaben, Befugnisse und Anforderungen einer Stelle. Sie hilft bei Stellenanzeige, Einarbeitung, Zeugnis und Vergütung. Formulieren Sie diskriminierungsfrei nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG), etwa geschlechtsneutral und ohne unnötige Altersvorgaben.

Typische Fehler: Personalsuche (Stellenanzeige, Bewerberabsage, Bewertungsbogen und mehr)

• Angreifbare Begründung.
• Kein Hinweis zur Datenlöschung.
• Talentpool ohne Einwilligung.
• Fahrtkosten nicht geregelt.
• Abweichungen zum Vertrag.
• Keine konkrete Uhrzeit und kein Treffpunkt genannt.

Personalsuche (Stellenanzeige, Bewerberabsage, Bewertungsbogen und mehr) erstellen: So geht’s

1. Füllen Sie das Formular oben mit Ihren Angaben aus.
2. Prüfen Sie die Vorschau und ändern Sie Texte, Stil, Schriftart oder Akzentfarbe.
3. Klicken Sie auf „PDF speichern / drucken“ und wählen Sie im Druckdialog „Als PDF speichern“.
4. Unterschreiben Sie das Dokument, wo nötig, und versenden Sie es, zum Beispiel per E-Mail oder Post.

Muster: Personalsuche (Stellenanzeige, Bewerberabsage, Bewertungsbogen und mehr)

So sieht ein ausgefülltes Dokument aus. Mit dem Formular oben erstellen Sie Ihre eigene Version.

Rechtsgrundlagen

Die genannten Vorschriften im amtlichen Wortlaut (gesetze-im-internet.de, Bundesministerium der Justiz): § 670 BGB. Maßgeblich ist stets die aktuelle Fassung.

Häufige Fragen zu: Personalsuche (Stellenanzeige, Bewerberabsage, Bewertungsbogen und mehr)

Passende Vorlagen

• Mitarbeiterbeurteilung Vorlage – Vorlagen für Probezeitbeurteilung, Einarbeitung, Weiterbildung, Mitarbeiterbefragung, Teammeetings und Bewerberübersicht.
• Arbeitsvertrag Vorlage – Arbeitsverträge in mehreren Formen sowie Nachweisgesetz, Probearbeit, Datenschutzverpflichtung und Personalfragebogen.
• Datenschutz Vorlage – Checklisten zu Datenschutz und IT-Sicherheit sowie ein kompakter Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO.

Ähnliche Vorlagen

Alle 25 Vorlagen in Arbeit →