Urlaubsplan Vorlage – mit Auswahl

Personalplanung (Urlaubsplan, Arbeitszeit, Rufbereitschaft, Übergabe und mehr): Vorlage und Hinweise

Tabellen für Urlaub, Arbeitszeiterfassung, Rufbereitschaft, Personalbedarf, Übergaben und Homeoffice-Wochen.

Wählen Sie, ob Sie Abwesenheiten, Arbeitszeiten, Personalbedarf oder Übergaben planen möchten. Alle Eingaben bleiben in Ihrem Browser, es wird nichts übertragen.

Stand: 10.10.2026 · Angaben ohne Gewähr

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Urlaubsplan: die passende Variante wählen

Wählen Sie, ob Sie Abwesenheiten, Arbeitszeiten, Personalbedarf oder Übergaben planen möchten.

• Urlaubsplan Team (Urlaubsübersicht Mitarbeiter): Urlaubsübersicht für Teams: Mitarbeiter, Anspruch, geplanter und genommener Urlaub, Vertretung und Resturlaub.
• Urlaubsübersicht je Mitarbeiter (Anspruch, genommen, Rest): Urlaubskonto für Teams: Jahresanspruch, Übertrag, genommene Tage, geplante Tage und Resturlaub je Mitarbeiter, mit Hinweis auf Verfall.
• Vertretungsplan (Urlaub und Abwesenheit im Team): Vertretungen im Team planen: Aufgabe, Hauptverantwortliche, Vertretung, Zeitraum, Zugänge und Übergabenotizen.
• Arbeitszeiterfassung (Monatsübersicht für Beschäftigte): Arbeitszeit erfassen: Beginn, Ende, Pausen, Ist-Stunden, Soll, Saldo und Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit.
• Überstunden-Nachweis (Tabelle zum Dokumentieren): Überstunden dokumentieren: Datum, Beginn, Ende, Pause, Mehrarbeit, Anordnung und Ausgleich für Auszahlung oder Freizeitausgleich.
• Rufbereitschaftsplan (Wochen- und Monatsplan): Rufbereitschaft planen: Zeitraum, zuständige Person, Vertretung, Telefonnummer, Einsätze und Stunden für Abrechnung und Ruhezeitkontrolle.
• Homeoffice-Wochenplan (Arbeitszeit, Pausen, Fokus): Homeoffice strukturieren: Arbeitsbeginn, Fokuszeiten, Meetings, Pausen und Feierabend pro Tag.
• Personalbedarfsplanung (Soll-Ist-Vergleich): Personalbedarf planen: Bereich, Soll-Stellen, Ist-Besetzung, Abgänge, Neueinstellungen, Ausbildung und Maßnahmen für das kommende Jahr.
• Übergabeprotokoll für Urlaub, Elternzeit oder Jobwechsel: Aufgaben sauber übergeben: laufende Vorgänge, Status, Fristen, Ansprechpartner, Ablage, Zugänge und offene Punkte für die Vertretung.
• Schichtübergabe Buch (Übergabeprotokoll): Übergabebuch für Schichtbetrieb, Pflege, Gastronomie und Sicherheit: Vorkommnisse, offene Aufgaben und Hinweise.
• Übergabeprotokoll Arbeitsmittel (Laptop, Handy, Schlüssel): Firmeneigentum übergeben oder zurückgeben: Gerät, Seriennummer, Zustand, Zubehör, Datum und Unterschriften.

Urlaub fair planen

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage bei einer 6-Tage-Woche, umgerechnet 20 Tage bei 5 Arbeitstagen; bei Teilzeit anteilig. Bei der Urlaubsplanung sind Wünsche der Beschäftigten zu berücksichtigen, soweit keine dringenden betrieblichen Belange oder vorrangige Wünsche anderer entgegenstehen. Weisen Sie rechtzeitig auf Resturlaub und Verfall hin.

Hinweise

• Siehe Urlaubsantrag, Ratgeber Resturlaub und Dienstplan.

Rechtslage, Fristen und Vorgaben können sich ändern. Prüfen Sie den aktuellen Stand und holen Sie im Zweifel fachlichen Rat ein. Die Vorlage ersetzt keine Beratung.

Urlaubsübersicht je Mitarbeiter (Anspruch, genommen, Rest): Urlaub im Blick

Wie viele Urlaubstage sind noch offen? Die Übersicht zeigt Anspruch, genommenen und verbleibenden Urlaub für das ganze Team.

Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt bei einer Fünf-Tage-Woche 20 Tage; vertraglich sind oft mehr vereinbart. Nach der Rechtsprechung verfällt Urlaub nur, wenn der Arbeitgeber die Beschäftigten rechtzeitig und konkret auf den Resturlaub und den Verfall hingewiesen hat. Eine Übersicht hilft, rechtzeitig zu planen und den Hinweis zu dokumentieren.

Vertretungsplan (Urlaub und Abwesenheit im Team): Vertretung organisieren

Der Vertretungsplan zeigt, wer wen bei Urlaub oder Krankheit vertritt und was dafür bekannt sein muss.

Ein Vertretungsplan verhindert, dass bei Urlaub oder Krankheit Aufgaben liegen bleiben. Klären Sie Zugriffe ohne Weitergabe persönlicher Passwörter, über Rollen und Freigaben. Kurze Übergabenotizen zu Fristen und laufenden Vorgängen erleichtern den Einstieg.

Arbeitszeiterfassung (Monatsübersicht für Beschäftigte): Pflicht zur Arbeitszeiterfassung

Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit erfassen. Die Monatsübersicht dokumentiert Beginn, Ende, Pausen und Saldo pro Tag.

Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen; die gesetzliche Ausgestaltung steht noch aus. Erfasst werden Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit. Beachten Sie die Pausen (ab sechs Stunden 30 Minuten, ab neun Stunden 45 Minuten) und die Ruhezeit von elf Stunden.

Überstunden-Nachweis (Tabelle zum Dokumentieren): Überstunden nachweisen

Wer Überstunden bezahlt oder ausgeglichen haben möchte, muss sie oft nachweisen. Die Tabelle hält jeden Tag fest.

Wer im Streit die Vergütung von Überstunden verlangt, muss nach der Rechtsprechung in der Regel darlegen, an welchen Tagen er wie lange gearbeitet hat und dass die Überstunden angeordnet, gebilligt oder geduldet wurden. Arbeitgeber sind zur Erfassung der Arbeitszeit verpflichtet; eine eigene Aufstellung hilft trotzdem. Ob Überstunden bezahlt oder ausgeglichen werden, regeln Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung.

Rufbereitschaftsplan (Wochen- und Monatsplan): Rufbereitschaft planen

Wer hat Rufbereitschaft? Der Plan zeigt Zuständige, Vertretung und Einsätze und hilft bei Abrechnung und Ruhezeiten.

Ein fairer Plan verteilt Rufbereitschaft gleichmäßig und berücksichtigt Urlaub und Teilzeit. Dokumentieren Sie Einsätze mit Uhrzeit für die Abrechnung und die Kontrolle der Ruhezeiten. Gibt es einen Betriebsrat, hat er bei der Planung ein Mitbestimmungsrecht.

Homeoffice-Wochenplan (Arbeitszeit, Pausen, Fokus): Struktur im Homeoffice

Im Homeoffice hilft eine feste Struktur. Der Wochenplan trennt Fokuszeit, Meetings und Feierabend.

Feste Zeiten für Beginn, Pausen und Feierabend schützen vor Entgrenzung. Blocken Sie Fokuszeiten ohne Meetings. Die Regeln des Arbeitszeitgesetzes zu Pausen und Ruhezeiten gelten auch zu Hause.

Personalbedarfsplanung (Soll-Ist-Vergleich): Vorausschauend planen

Wie viele Leute braucht das Team im nächsten Jahr? Die Tabelle vergleicht Soll und Ist und zeigt Handlungsbedarf.

Eine Personalbedarfsplanung vergleicht den Soll-Bedarf mit der Ist-Besetzung und berücksichtigt absehbare Abgänge. Gerade bei Fachkräftemangel brauchen Neubesetzungen Monate. Beziehen Sie Ausbildung, Weiterbildung und flexible Modelle ein. Der Betriebsrat hat nach § 92 BetrVG Informations- und Beratungsrechte.

Übergabeprotokoll für Urlaub, Elternzeit oder Jobwechsel: Gut übergeben

Eine gute Übergabe verhindert Chaos während der Abwesenheit. Das Protokoll listet alle laufenden Themen mit Status und Fristen.

Eine schriftliche Übergabe mit Status, Fristen und Ansprechpartnern entlastet Vertretung und Kunden. Planen Sie ein Übergabegespräch und informieren Sie wichtige Kontakte. Zugänge werden über die IT bzw. Rechtevergabe geregelt; Passwörter gehören nicht auf Papier.

Schichtübergabe Buch (Übergabeprotokoll): Informationen sicher übergeben

Mit dem Übergabebuch gehen keine Informationen zwischen den Schichten verloren.

Ein Übergabebuch sichert, dass wichtige Vorkommnisse und offene Aufgaben nicht verloren gehen. Notieren Sie kurz, sachlich und mit Kürzel. In Pflege und Gesundheitswesen gelten zusätzlich Dokumentationspflichten; personenbezogene Daten sind vertraulich zu behandeln.

Übergabeprotokoll Arbeitsmittel (Laptop, Handy, Schlüssel): Arbeitsmittel dokumentieren

Bei Einstellung und Austritt sollte dokumentiert werden, wer welche Arbeitsmittel hat. Das Protokoll vermeidet Streit.

Ein Übergabeprotokoll zeigt, welche Arbeitsmittel ausgegeben wurden, und erleichtert die Rückgabe beim Austritt. Regeln Sie, ob eine private Nutzung erlaubt ist; bei Dienstwagen oder Handy kann das steuerliche Folgen haben. Für Schäden haften Beschäftigte nach den Grundsätzen der Arbeitnehmerhaftung nur eingeschränkt.

Typische Fehler: Personalplanung (Urlaubsplan, Arbeitszeit, Rufbereitschaft, Übergabe und mehr)

• Vertretung ist nicht geklärt.
• Teilzeit wird nicht anteilig berechnet.
• Resturlaub bleibt unbeachtet.
• Kein Hinweis auf Verfall.
• Zugänge nicht geregelt.
• Pausen nicht abgezogen.

Personalplanung (Urlaubsplan, Arbeitszeit, Rufbereitschaft, Übergabe und mehr) erstellen: So geht’s

1. Füllen Sie das Formular oben mit Ihren Angaben aus.
2. Prüfen Sie die Vorschau und ändern Sie Texte, Stil, Schriftart oder Akzentfarbe.
3. Klicken Sie auf „PDF speichern / drucken“ und wählen Sie im Druckdialog „Als PDF speichern“.
4. Unterschreiben Sie das Dokument, wo nötig, und versenden Sie es, zum Beispiel per E-Mail oder Post.

Muster: Personalplanung (Urlaubsplan, Arbeitszeit, Rufbereitschaft, Übergabe und mehr)

So sieht ein ausgefülltes Dokument aus. Mit dem Formular oben erstellen Sie Ihre eigene Version.

Rechtsgrundlagen

Die genannten Vorschriften im amtlichen Wortlaut (gesetze-im-internet.de, Bundesministerium der Justiz): § 92 BetrVG. Maßgeblich ist stets die aktuelle Fassung.

Häufige Fragen zu: Personalplanung (Urlaubsplan, Arbeitszeit, Rufbereitschaft, Übergabe und mehr)

Passende Vorlagen

• Antrag an den Arbeitgeber Vorlage – Schreiben an den Arbeitgeber: Urlaub, Gehaltserhöhung, Arbeitszeugnis, Elternzeit, Teilzeit, Homeoffice und Krankmeldung.
• Dienstplan Vorlage – Dienst- und Schichtplan für Teams sowie ein persönliches Stundenbuch für ehrenamtliche Tätigkeit.
• Büroorganisation Vorlage – Vorlagen für den Büroalltag: Besprechungsprotokoll, Prozessbeschreibung und Stundenzettel für Arbeitszeiten.
• Wochenplaner Vorlage – Planer zum Ausdrucken: Wochen- und Monatsplaner, Jahresziele, Habit Tracker, Zeitinventur und Projektplan.

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