Reisekostenabrechnung: Vorlage und Hinweise
Nach einer Dienstreise müssen Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand und Belege abgerechnet werden. Die Vorlage berechnet Kilometer, Pauschalen und Zusatzkosten automatisch zum Gesamtbetrag.
Fahrtkosten, Verpflegungspauschalen und Belege übersichtlich abrechnen. Die Summe wird automatisch berechnet. Alle Eingaben bleiben in Ihrem Browser, es wird nichts übertragen.
Stand: 05.10.2026 · Angaben ohne Gewähr
Was gehört in die Reisekostenabrechnung?
- Fahrtkosten: bei Nutzung des eigenen Pkw meist eine Kilometerpauschale (steuerlich üblich 0,30 € je km), bei Bahn oder Flug die tatsächlichen Kosten.
- Verpflegungsmehraufwand: Pauschalen je nach Abwesenheitsdauer (für Inlandsreisen derzeit 14 € ab 8 Stunden und 28 € bei 24 Stunden).
- Übernachtung und Nebenkosten gegen Beleg.
Hinweise
Die Sätze können sich ändern und sind in der Vorlage änderbar. Prüfen Sie Betriebsvereinbarung, Arbeitsvertrag und aktuelles Steuerrecht. Bei Mahlzeitengestellung (z. B. Frühstück im Hotel) werden die Pauschalen gekürzt. Diese Vorlage berücksichtigt das nicht automatisch.
Belege aufbewahren
Reichen Sie Belege (Tickets, Hotelrechnung, Parkquittungen) mit der Abrechnung ein und bewahren Sie Kopien auf.
Typische Fehler: Reisekostenabrechnung
- Belege fehlen oder sind unvollständig.
- Pauschalen werden bei gestellten Mahlzeiten nicht gekürzt.
- Die Genehmigung durch den Vorgesetzten fehlt.
Reisekostenabrechnung erstellen: So geht’s
- Füllen Sie das Formular oben mit Ihren Angaben aus.
- Prüfen Sie die Vorschau und ändern Sie Texte oder die Schriftart.
- Klicken Sie auf „PDF speichern / drucken“ und wählen Sie im Druckdialog „Als PDF speichern“.
- Unterschreiben Sie das Dokument, wo nötig, und versenden Sie es, zum Beispiel per E-Mail oder Post.
Muster: Reisekostenabrechnung
So sieht ein ausgefülltes Dokument aus. Mit dem Formular oben erstellen Sie Ihre eigene Version.
Reisekostenabrechnung
| Name | Anna Beispiel |
| Arbeitgeber | Muster Software GmbH |
| Reiseanlass | Kundentermin und Workshop |
| Reiseziel | Stuttgart |
| Zeitraum | 12.10.2026 – 13.10.2026 |
| Position | Menge | Satz | Betrag |
|---|---|---|---|
| Fahrtkosten (Pkw) | 320 km | 0,30 € | 96,00 € |
| Verpflegungspauschale (mehr als 8 Std.) | 1 Tag(e) | 14,00 € | 14,00 € |
| Verpflegungspauschale (24 Std.) | 1 Tag(e) | 28,00 € | 28,00 € |
| Hotel (1 Nacht) | 1 | 119,00 € | |
| Parkgebühren | 1 | 18,50 € |
| Gesamtbetrag | 275,50 € |
Belege sind beizufügen. Pauschalen und Sätze sind frei änderbar und müssen den jeweils geltenden Vorschriften beziehungsweise Ihren betrieblichen Regeln entsprechen.
Freiburg, 05.10.2026
| Unterschrift Reisende(r) | Genehmigt (Datum, Unterschrift) |
Häufige Fragen zu: Reisekostenabrechnung
Wie hoch ist die Kilometerpauschale?
Steuerlich üblich sind 0,30 € je gefahrenem Kilometer bei Dienstreisen mit dem eigenen Pkw. Sie können den Satz in der Vorlage ändern.
Wann gibt es Verpflegungspauschalen?
Bei Abwesenheit von mehr als acht Stunden sowie bei 24 Stunden. Die Beträge sind in der Vorlage änderbar.
Wer muss die Abrechnung genehmigen?
Meist der Vorgesetzte. Dafür ist ein Unterschriftsfeld vorgesehen.
Wie lange muss ich Reisekostenbelege aufbewahren?
Für Unternehmer gelten die steuerlichen Aufbewahrungsfristen, in der Regel mehrere Jahre. Arbeitnehmer fragen den Arbeitgeber.
Passende Vorlagen
- Stundenzettel Vorlage – Monatlicher Stundenzettel mit automatischer Berechnung der Arbeitszeit.
- Rechnungsvorlage kostenlos – Rechnung mit Positionen, Umsatzsteuer und Zahlungsangaben.
- Urlaubsantrag Vorlage – Antrag auf Erholungsurlaub mit Genehmigungsfeld für den Vorgesetzten.
Häufig gesucht: Reisekostenabrechnung Vorlage · Reisekosten abrechnen Muster · Dienstreise Abrechnung · Kilometerpauschale Abrechnung · Verpflegungspauschale Vorlage