Kunden Aufträge Vorlage – mit Auswahl

Kunden und Aufträge (Kundenliste, Auftragsbuch, Zeiterfassung, Materialliste): Vorlage und Hinweise

Listen für Kunden und Aufträge: Kunden und Akquise, Auftragsbuch, Projektzeiterfassung und Materialliste.

Wählen Sie die Liste für Kontakte oder für die Erfassung einzelner Aufträge, Zeiten und Materialien. Alle Eingaben bleiben in Ihrem Browser, es wird nichts übertragen.

Stand: 10.10.2026 · Angaben ohne Gewähr

KI-Hinweis: Dieser Text wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt und kann Fehler enthalten. Mehr erfahren

Kunden Aufträge: die passende Variante wählen

Wählen Sie die Liste für Kontakte oder für die Erfassung einzelner Aufträge, Zeiten und Materialien.

• Kundenliste (einfache Kundenverwaltung): Kunden, Kontakte, Aufträge und Notizen in einer einfachen Tabelle verwalten.
• Lieferantenliste (Kontakte und Konditionen): Alle Lieferanten auf einen Blick: Firma, Ansprechpartner, Produkte, Kundennummer, Konditionen, Zahlungsziel, Mindestbestellmenge und Lieferzeit.
• Akquiseliste (Neukunden gewinnen): Neukundenakquise organisieren: Firma, Ansprechpartner, Kontaktweg, Datum, Ergebnis, nächster Schritt und Wiedervorlage.
• Angebotsverfolgung (Angebote nachfassen): Versendete Angebote im Blick: Datum, Kunde, Projekt, Betrag, Nachfassen am, Status und Ergebnis – für mehr Aufträge und bessere Planung.
• Auftragsbuch (Aufträge erfassen und verfolgen): Aufträge übersichtlich führen: Eingang, Kunde, Leistung, Termin, Status, Rechnungsnummer und bezahlt.
• Projektzeiterfassung (Stunden je Kunde und Projekt): Arbeitszeit je Projekt erfassen: Datum, Kunde, Projekt, Tätigkeit, Dauer und abrechenbar – als Grundlage für Rechnungen und Kalkulation.
• Regiebericht / Stundenrapport (Handwerker): Regiebericht für Stundenlohnarbeiten: Datum, Mitarbeiter, Stunden, Tätigkeit, Material und Unterschrift des Auftraggebers.
• Materialliste für Baustelle und Auftrag: Material je Auftrag planen und erfassen: Artikel, Menge, Einheit, Lieferant, Preis, geliefert, verbraucht und Rückgabe – für Kalkulation und Abrechnung.

Kunden im Blick

Eine Kundenliste hilft, Ansprechpartner, Kontakte und Aufträge im Blick zu behalten. Notieren Sie nur erforderliche Daten und halten Sie sie aktuell. Für die Pflege von Kundendaten gilt die DSGVO: Sie benötigen eine Rechtsgrundlage, müssen informieren und Daten sicher speichern.

Hinweise

• Speichern Sie die Liste geschützt (Passwort, Verschlüsselung).
• Löschen Sie Daten, wenn sie nicht mehr erforderlich sind.
• Beachten Sie Auskunfts- und Löschwünsche (Muster).

Lieferantenliste (Kontakte und Konditionen): Lieferanten im Griff

Wer mehrere Lieferanten hat, braucht eine Übersicht über Kontakte und Konditionen. Die Liste spart Zeit bei jeder Bestellung.

Eine aktuelle Lieferantenliste beschleunigt Bestellungen und Vertretungen. Vermerken Sie Konditionen, Zahlungsziele und Skonti – das verbessert die Liquidität. Für wichtige Waren sind Ausweichlieferanten sinnvoll. Prüfen Sie Neukunden-Lieferanten auf Seriosität.

Akquiseliste (Neukunden gewinnen): Akquise mit System

Wer Neukunden gewinnen will, braucht Überblick. Die Liste zeigt, wen Sie kontaktiert haben und wann Sie nachfassen.

Erfolgreiche Akquise braucht Nachfassen: Viele Aufträge entstehen erst nach dem zweiten oder dritten Kontakt. Notieren Sie für jeden Kontakt den nächsten Schritt und ein Datum. Beachten Sie die Regeln für Werbung per E-Mail und Telefon (§ 7 UWG).

Angebotsverfolgung (Angebote nachfassen): Nachfassen lohnt sich

Viele Angebote versanden, weil niemand nachfasst. Die Liste zeigt offene Angebote und Abschlussquote.

Eine kurze, freundliche Nachfrage etwa ein bis zwei Wochen nach dem Angebot erhöht die Abschlussquote deutlich. Notieren Sie Ablehnungsgründe – sie helfen bei Preisgestaltung und Angebotstexten. Die Liste ist zugleich eine Grundlage für die Kapazitätsplanung.

Auftragsbuch (Aufträge erfassen und verfolgen): Überblick über Aufträge

Für Handwerk, Dienstleistung und Selbstständige: Das Auftragsbuch zeigt, was offen, in Arbeit und abgerechnet ist.

Ein Auftragsbuch verhindert, dass Aufträge oder Rechnungen vergessen werden. Die Spalte „Bezahlt“ zeigt offene Posten auf einen Blick, so können Sie rechtzeitig erinnern.

Projektzeiterfassung (Stunden je Kunde und Projekt): Zeit ist Geld

Wer nach Aufwand abrechnet, braucht saubere Zeiten. Die Erfassung zeigt, was abrechenbar ist und wo Zeit verloren geht.

Eine sorgfältige Zeiterfassung ist Grundlage für Aufwandsrechnungen und zeigt, ob Pauschalen auskömmlich sind. Erfassen Sie auch nicht abrechenbare Zeiten; das Verhältnis zur abrechenbaren Zeit fließt in die Stundensatz-Kalkulation ein.

Regiebericht / Stundenrapport (Handwerker): Stundenlohnarbeiten nachweisen

Bei Stundenlohnarbeiten belegt der Regiebericht Stunden und Material mit Unterschrift des Auftraggebers.

Werden Arbeiten nach Stundenlohn abgerechnet, sollten die Stunden zeitnah erfasst und vom Auftraggeber gegengezeichnet werden. Bei VOB/B-Verträgen sind Stundenlohnzettel innerhalb bestimmter Fristen einzureichen und gelten bei fehlendem Widerspruch als anerkannt. Bei BGB-Verträgen dient der Bericht als Nachweis.

Materialliste für Baustelle und Auftrag: Material im Griff

Mit einer Materialliste wird nichts vergessen und alles abgerechnet. Sie dient Bestellung, Baustelle und Nachkalkulation.

Eine Materialliste je Auftrag verhindert Fehlfahrten und sorgt dafür, dass verbrauchtes Material vollständig abgerechnet wird. Der Vergleich von geplantem und tatsächlichem Verbrauch verbessert künftige Angebote. Für Privatkunden muss Material in der Rechnung getrennt von den Arbeitskosten stehen (§ 35a).

Typische Fehler: Kunden und Aufträge (Kundenliste, Auftragsbuch, Zeiterfassung, Materialliste)

• Zu viele Daten werden gespeichert.
• Liste ist nicht geschützt.
• Daten sind veraltet.
• Konditionen nicht notiert.
• Nicht nachgefasst.
• Nie nachgefasst.

Kunden und Aufträge (Kundenliste, Auftragsbuch, Zeiterfassung, Materialliste) erstellen: So geht’s

1. Füllen Sie das Formular oben mit Ihren Angaben aus.
2. Prüfen Sie die Vorschau und ändern Sie Texte, Stil, Schriftart oder Akzentfarbe.
3. Klicken Sie auf „PDF speichern / drucken“ und wählen Sie im Druckdialog „Als PDF speichern“.
4. Unterschreiben Sie das Dokument, wo nötig, und versenden Sie es, zum Beispiel per E-Mail oder Post.

Muster: Kunden und Aufträge (Kundenliste, Auftragsbuch, Zeiterfassung, Materialliste)

So sieht ein ausgefülltes Dokument aus. Mit dem Formular oben erstellen Sie Ihre eigene Version.

Häufige Fragen zu: Kunden und Aufträge (Kundenliste, Auftragsbuch, Zeiterfassung, Materialliste)

Passende Vorlagen

• Angebot Vorlage – Vorlagen für Angebot und Kostenvoranschlag, dazu Preiskalkulation, Preisliste und Checkliste für gute Angebote.
• Rechnung Vorlage – Rechnungsvorlagen für Handwerk, Betreuung, Warenverkauf, Ferienwohnung und Verleih mit automatischer Berechnung.
• DSGVO Auskunft Vorlage – Datenschutzrechte nutzen: Auskunft und Löschung nach DSGVO, Werbung stoppen, SCHUFA-Datenkopie und Berichtigung von Einträgen.
• Unternehmensplanung Vorlage – Tabellen für die Unternehmensplanung: Liquidität, Kapitalbedarf, Rentabilität, Marketing und Wettbewerb.

Ähnliche Vorlagen

Alle 25 Vorlagen in Rechnung →