Geschäftsbrief Vorlage – mit Auswahl

Geschäftsbriefe (an Kunden, an Lieferanten, Lieferanten-Selbstauskunft und mehr): Vorlage und Hinweise

Geschäftsbriefe an Kunden und Lieferanten, etwa Preiserhöhung, Reklamation, Angebotsanfrage oder Selbstauskunft.

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Stand: 10.10.2026 · Angaben ohne Gewähr

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Geschäftsbrief: die passende Variante wählen

Wählen Sie zuerst den Empfänger (Kunde oder Lieferant) und dann den Anlass des Schreibens.

• Geschäftsbrief nach DIN 5008 (mit Pflichtangaben): Geschäftsbrief für Unternehmen nach DIN 5008: Briefkopf, Anschriftfeld, Bezugszeichen, Betreff, Text und Fußzeile mit Pflichtangaben je Rechtsform.
• Preiserhöhung ankündigen (Schreiben an Kunden): Preisanpassung freundlich und nachvollziehbar an Kunden kommunizieren, mit Frist und Begründung.
• Neue Bankverbindung mitteilen (Schreiben an Kunden): Kunden über ein neues Geschäftskonto informieren: neue IBAN, Stichtag, Hinweise zu Dauerauftrag oder Lastschrift und eine Rückrufnummer zum Schutz vor Betrug.
• Absage an Kundenanfrage (Auftrag ablehnen): Auftrag oder Anfrage höflich ablehnen: Absage mit Begründung und Empfehlung.
• Antwort auf Kundenreklamation (Unternehmen): Auf eine Kundenreklamation professionell antworten: Entschuldigung, Lösung, Kulanz oder Ablehnung.
• Kündigung eines Kunden durch den Dienstleister (Zusammenarbeit beenden): Als Dienstleister einen laufenden Vertrag mit einem Kunden beenden: Kündigungstermin, Übergabe von Daten und Zugängen, offene Leistungen und Schlussrechnung.
• Geschäftsaufgabe oder Betriebsübergabe: Information an Kunden: Kunden über die Schließung oder Übergabe des Betriebs informieren: letzter Geschäftstag, offene Aufträge, Gutscheine, Gewährleistung, Kundendaten und Nachfolger.
• Angebotsanfrage (Anfrage an Lieferanten): Angebot bei Handwerker, Lieferant oder Dienstleister anfragen, mit Leistung, Menge und Frist.
• Reklamation Lieferant (Mängelrüge im Handel): Mängel an gelieferter Ware gegenüber Lieferanten rügen und Nacherfüllung verlangen (§ 377 HGB).
• Berichtigte Rechnung anfordern (fehlende Pflichtangaben): Lieferanten um eine korrigierte Rechnung bitten, wenn Pflichtangaben fehlen oder falsch sind – damit der Vorsteuerabzug gesichert ist. Mit Mängelliste und Frist.
• Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG anfordern (Bauabzugsteuer): Bauunternehmen, Handwerker oder Subunternehmer um die Freistellungsbescheinigung bitten, damit kein Steuerabzug von 15 % bei Bauleistungen nötig ist.
• Lieferanten-Selbstauskunft (Stammdatenblatt für neue Lieferanten): Formular, mit dem neue Lieferanten ihre Stammdaten angeben: Firma, Register, Steuernummer, Ansprechpartner, Bankverbindung, Konditionen, Nachweise und Versicherung.

Pflichtangaben im Geschäftsbrief

Kaufleute und Gesellschaften müssen auf Geschäftsbriefen bestimmte Pflichtangaben machen, auch in E-Mails. Bei einer GmbH sind das unter anderem Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer und alle Geschäftsführer (§ 35a GmbHG); eingetragene Kaufleute nennen Firma, Rechtsformzusatz, Sitz und Register (§ 37a HGB). Die DIN 5008 regelt Aufbau und Abstände für ein einheitliches Bild.

Hinweise

• Siehe Impressum, Angebot, Rechnung.

Steuerliche und rechtliche Anforderungen können sich ändern und hängen vom Einzelfall ab. Lassen Sie sich im Zweifel von einer Steuerberaterin, einem Steuerberater oder einer Anwältin beraten. Die Vorlage ersetzt keine Beratung.

Preiserhöhung ankündigen (Schreiben an Kunden): Preisanpassung richtig kommunizieren

Preise steigen, Kunden sollten es rechtzeitig und nachvollziehbar erfahren. Das Schreiben begründet und nennt Termin.

Preiserhöhungen in laufenden Verträgen sind nur zulässig, wenn der Vertrag eine Preisanpassung vorsieht oder der Kunde zustimmt. Bei Verbrauchern gelten enge Grenzen (AGB-Recht, Preisklauselrecht), bei Energie, Telekommunikation und Versicherung besondere Regeln mit Sonderkündigungsrecht. Kommunizieren Sie frühzeitig, transparent und begründet.

Neue Bankverbindung mitteilen (Schreiben an Kunden): Kontowechsel sicher mitteilen

Wechseln Sie das Geschäftskonto, sollten alle Kunden die neue Verbindung rechtzeitig und auf sicherem Weg erhalten. Das Schreiben hilft auch, Betrugsversuche mit gefälschten Kontodaten abzuwehren.

Eine neue Bankverbindung muss auf Rechnungen, im Briefbogen, auf der Website und in Ihren Zahlungsvorlagen geändert werden. Kunden, die per Überweisung oder Dauerauftrag zahlen, müssen selbst handeln. Bei SEPA-Lastschriften bleiben Mandat, Gläubiger-ID und Mandatsreferenz in der Regel gültig, wenn sich nur das Konto des Zahlungsempfängers ändert. Weil Betrüger häufig gefälschte „Kontoänderungen“ verschicken, sollten Sie die Mitteilung per Post oder auf einem zweiten Weg senden und um Rückruf unter einer bekannten Nummer bitten. Lassen Sie das alte Konto eine Weile parallel laufen.

Absage an Kundenanfrage (Auftrag ablehnen): Höflich Nein sagen

Nicht jeder Auftrag passt. Mit einer höflichen Absage bleiben Sie in guter Erinnerung und können Alternativen nennen.

Eine Absage sollte zeitnah, freundlich und klar sein. Danken Sie für die Anfrage, nennen Sie bei Bedarf einen kurzen Grund und bieten Sie, wenn möglich, eine Alternative an. So bleibt der Kontakt erhalten. Im geschäftlichen Verkehr besteht keine Pflicht zum Vertragsabschluss.

Antwort auf Kundenreklamation (Unternehmen): Reklamationen souverän beantworten

Eine gute Reaktion auf Reklamationen erhält Kunden. Das Muster deckt Abhilfe, Kulanz und Ablehnung ab.

Antworten Sie schnell, freundlich und lösungsorientiert. Wer Kundenzufriedenheit ernst nimmt, bindet Kunden langfristig. Bei Verbrauchern gelten gesetzliche Mängelrechte (Nacherfüllung, Rücktritt, Minderung). Prüfen Sie den Fall sorgfältig und erklären Sie Ablehnungen nachvollziehbar. Dokumentieren Sie den Vorgang.

Kündigung eines Kunden durch den Dienstleister (Zusammenarbeit beenden): Kunden fair kündigen

Manchmal passt es mit einem Kunden nicht mehr. Das Schreiben beendet die Zusammenarbeit sachlich und regelt die Übergabe, damit es keinen Streit gibt.

Ob und mit welcher Frist Sie kündigen können, steht meist im Vertrag. Fehlt eine Regelung, gelten bei Dienstverträgen die Fristen nach § 621 BGB, die sich nach dem Bemessungszeitraum der Vergütung richten; bei Diensten höherer Art ist unter Umständen eine jederzeitige Kündigung möglich (§ 627 BGB), aber nicht zur Unzeit. Regeln Sie die Übergabe von Zugängen, Daten und Unterlagen und vermeiden Sie Vorwürfe im Schreiben. Kündigen Sie nachweisbar (Einschreiben oder Bestätigung).

Geschäftsaufgabe oder Betriebsübergabe: Information an Kunden: Sauber abschließen

Wer sein Geschäft schließt oder übergibt, sollte Kunden rechtzeitig und vollständig informieren. Das Schreiben klärt offene Aufträge, Gutscheine, Gewährleistung und den Umgang mit Kundendaten.

Bei einer Geschäftsaufgabe bleiben Pflichten bestehen: Gewährleistung für erbrachte Leistungen, Einlösung oder Erstattung von Gutscheinen (Verjährung meist drei Jahre) und Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen. Bei einer Übergabe dürfen Kundendaten nicht ohne Weiteres an den Nachfolger weitergegeben werden – im Zweifel die Einwilligung einholen (Datenschutz). Gewerbe abmelden und das Finanzamt informieren nicht vergessen. Stand prüfen.

Angebotsanfrage (Anfrage an Lieferanten): Angebote vergleichbar machen

Mit einer klaren Anfrage erhalten Sie vergleichbare Angebote: Leistung, Menge und Termin eindeutig beschreiben.

Wer mehrere Angebote einholt, sollte jedem Anbieter dieselbe Leistungsbeschreibung geben. So lassen sich Preise und Bedingungen vergleichen. Nennen Sie Menge, Qualität, Ort, Termin und Zahlungsbedingungen und setzen Sie eine Frist. Eine Anfrage ist in der Regel unverbindlich, das Angebot des Anbieters bindet diesen aber meist für eine bestimmte Zeit.

Reklamation Lieferant (Mängelrüge im Handel): Rügepflicht unter Kaufleuten

Kaufleute müssen Mängel unverzüglich rügen. Das Schreiben beschreibt den Mangel und nennt Rechte.

Beim Handelskauf müssen Kaufleute die Ware unverzüglich untersuchen und Mängel unverzüglich rügen (§ 377 HGB), sonst gilt die Ware als genehmigt. Offene Mängel sind sofort zu rügen, versteckte Mängel unverzüglich nach Entdeckung. Dokumentieren Sie Mängel mit Fotos und Zeugen.

Berichtigte Rechnung anfordern (fehlende Pflichtangaben): Vorsteuer sichern

Fehlt auf einer Eingangsrechnung eine Pflichtangabe, kann der Vorsteuerabzug gefährdet sein. Mit diesem Schreiben fordern Sie beim Lieferanten eine berichtigte Rechnung an.

Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus (§ 15 UStG). Fehlen Angaben wie vollständige Anschriften, Steuernummer, Leistungszeitpunkt, Menge und Art der Leistung oder der getrennte Steuerausweis, kann das Finanzamt den Abzug versagen. Eine Rechnung kann nach § 31 Abs. 5 UStDV berichtigt werden; unter Voraussetzungen wirkt die Berichtigung auf das ursprüngliche Rechnungsdatum zurück. Ob Sie die Zahlung bis zur Berichtigung zurückhalten dürfen, ist umstritten – im Zweifel nur den Steuerbetrag zurückhalten oder Rat einholen.

Freistellungsbescheinigung nach § 48b EStG anfordern (Bauabzugsteuer): Bauabzugsteuer kurz erklärt

Wer als Unternehmer oder Vermieter Bauleistungen bezahlt, muss ohne Freistellungsbescheinigung 15 % einbehalten und an das Finanzamt abführen. Mit diesem Schreiben fordern Sie die Bescheinigung an.

Unternehmer und juristische Personen des öffentlichen Rechts, die Bauleistungen im Inland beziehen, müssen nach § 48 EStG grundsätzlich 15 % der Gegenleistung einbehalten und an das Finanzamt des Leistenden abführen. Das gilt auch für Vermieter, die mehr als eine Wohnung vermieten. Der Abzug entfällt, wenn eine gültige Freistellungsbescheinigung vorliegt oder bestimmte Bagatellgrenzen je Kalenderjahr nicht überschritten werden (Stand prüfen). Wer nicht abzieht, haftet für den Betrag. Die Gültigkeit kann online beim Bundeszentralamt für Steuern abgefragt werden.

Lieferanten-Selbstauskunft (Stammdatenblatt für neue Lieferanten): Lieferanten sauber anlegen

Bevor Sie bei einem neuen Lieferanten bestellen, brauchen Sie verlässliche Stammdaten. Mit dem Formular erhalten Sie alle Angaben auf einen Blick und schriftlich bestätigt.

Vollständige Lieferantenstammdaten sparen Rückfragen und schützen vor Fehlern und Betrug. Prüfen Sie die USt-IdNr. von Lieferanten aus anderen EU-Staaten beim Bundeszentralamt für Steuern und vergleichen Sie Firmenangaben mit dem Handelsregister. Legen Sie fest, dass Änderungen der Bankverbindung nur nach Rückruf unter einer bekannten Nummer übernommen werden – gefälschte Kontoänderungen sind eine häufige Betrugsmasche. Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; fragen Sie die Rechnungsadresse und das Format gleich mit ab (Übergangsregeln: Stand prüfen).

Typische Fehler: Geschäftsbriefe (an Kunden, an Lieferanten, Lieferanten-Selbstauskunft und mehr)

• Pflichtangaben fehlen.
• Betreff zu ungenau.
• Datum fehlt.
• Klausel fehlt im Vertrag.
• Altes Konto zu früh geschlossen.
• Die Antwort kommt zu spät.

Geschäftsbriefe (an Kunden, an Lieferanten, Lieferanten-Selbstauskunft und mehr) erstellen: So geht’s

1. Füllen Sie das Formular oben mit Ihren Angaben aus.
2. Prüfen Sie die Vorschau und ändern Sie Texte, Stil, Schriftart oder Akzentfarbe.
3. Klicken Sie auf „PDF speichern / drucken“ und wählen Sie im Druckdialog „Als PDF speichern“.
4. Unterschreiben Sie das Dokument, wo nötig, und versenden Sie es, zum Beispiel per E-Mail oder Post.

Muster: Geschäftsbriefe (an Kunden, an Lieferanten, Lieferanten-Selbstauskunft und mehr)

So sieht ein ausgefülltes Dokument aus. Mit dem Formular oben erstellen Sie Ihre eigene Version.

Rechtsgrundlagen

Die genannten Vorschriften im amtlichen Wortlaut (gesetze-im-internet.de, Bundesministerium der Justiz): § 377 HGB, § 48b EStG, § 37a HGB, § 621 BGB, § 627 BGB, § 15 UStG, § 48 EStG. Maßgeblich ist stets die aktuelle Fassung.

Häufige Fragen zu: Geschäftsbriefe (an Kunden, an Lieferanten, Lieferanten-Selbstauskunft und mehr)

Passende Vorlagen

• Angebot Vorlage – Vorlagen für Angebot und Kostenvoranschlag, dazu Preiskalkulation, Preisliste und Checkliste für gute Angebote.
• Rechnung Vorlage – Rechnungsvorlagen für Handwerk, Betreuung, Warenverkauf, Ferienwohnung und Verleih mit automatischer Berechnung.
• Dienstleistungsvertrag Vorlage – Vertragsvorlagen für Selbstständige und Freelancer, von Dienstleistung und Werkvertrag bis Lizenz und Provision.
• Gründung Vorlage – Checklisten und Vorlagen für die Gründung: Gewerbeanmeldung, Businessplan, Zielgruppenprofil und Onlineshop-Start.

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