Einwilligung zur Aufnahme in den Bewerberpool (Talentpool): Vorlage und Hinweise
Wer eine gute Bewerbung nicht sofort berücksichtigen kann, möchte die Unterlagen oft für später behalten. Dafür braucht der Arbeitgeber eine Einwilligung – die Vorlage regelt sie.
Wer eine gute Bewerbung nicht sofort berücksichtigen kann, möchte die Unterlagen oft für später behalten. Dafür braucht der Arbeitgeber eine Einwilligung – die Vorlage regelt sie. Alle Eingaben bleiben in Ihrem Browser, es wird nichts übertragen.
Stand: 10.10.2026 · Angaben ohne Gewähr
KI-Hinweis: Dieser Text wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt und kann Fehler enthalten. Mehr erfahren
Gute Bewerbungen behalten – mit Erlaubnis
Ohne Einwilligung müssen Bewerbungsunterlagen nach Abschluss des Verfahrens gelöscht werden, sobald sie nicht mehr gebraucht werden. Üblich ist eine Aufbewahrung von etwa sechs Monaten nach der Absage, um sich gegen mögliche Ansprüche nach dem AGG verteidigen zu können – Stand prüfen. Für einen längerfristigen Bewerberpool ist eine ausdrückliche, freiwillige Einwilligung nach der DSGVO nötig, die Zweck, Dauer und Widerrufsmöglichkeit klar nennt. Sie kann auch in Textform, etwa per Häkchen im Bewerbungsportal, eingeholt werden; sie muss nachweisbar sein.
Hinweise
Arbeitsrecht hängt vom Einzelfall, vom Arbeits- und Tarifvertrag und von Betriebsvereinbarungen ab; Regeln können sich ändern. Lassen Sie sich im Zweifel beraten, etwa von Gewerkschaft, Betriebsrat, Kammer oder einer Fachanwältin bzw. einem Fachanwalt für Arbeitsrecht. Die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung.
Typische Fehler: Einwilligung zur Aufnahme in den Bewerberpool (Talentpool)
- Einwilligung mit der Absage erzwungen.
- Keine feste Speicherdauer genannt.
- Daten nach Ablauf nicht gelöscht.
Einwilligung zur Aufnahme in den Bewerberpool (Talentpool) erstellen: So geht’s
- Füllen Sie das Formular oben mit Ihren Angaben aus.
- Prüfen Sie die Vorschau und ändern Sie Texte, Stil, Schriftart oder Akzentfarbe.
- Klicken Sie auf „PDF speichern / drucken“ und wählen Sie im Druckdialog „Als PDF speichern“.
- Unterschreiben Sie das Dokument, wo nötig, und versenden Sie es, zum Beispiel per E-Mail oder Post.
Muster: Einwilligung zur Aufnahme in den Bewerberpool (Talentpool)
So sieht ein ausgefülltes Dokument aus. Mit dem Formular oben erstellen Sie Ihre eigene Version.
Einwilligung zur Aufnahme in den Bewerberpool
Ich, Tom Beispiel, habe mich bei Muster GmbH, Industriestraße 8, 70173 Stuttgart auf die Stelle Sachbearbeitung Einkauf beworben.
Ich willige ein, dass meine Bewerbungsunterlagen und die im Verfahren erhobenen Daten nach Abschluss dieses Verfahrens für 12 Monate gespeichert werden, damit mich das Unternehmen für passende freie Stellen kontaktieren kann.
| Zweck | Prüfung für kaufmännische Stellen in Einkauf, Logistik und Vertrieb an den Standorten Stuttgart und Ulm |
| Zugriff | Personalabteilung und die jeweils zuständige Fachabteilungsleitung |
| Speicherdauer | 12 Monate ab Absage; danach automatische Löschung |
| Weitergabe | keine Weitergabe an Dritte außerhalb des Unternehmens |
Freiwilligkeit und Widerruf: Die Einwilligung ist freiwillig und hat keinen Einfluss auf die laufende Bewerbung. Ich kann sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, zum Beispiel an bewerbung@muster-gmbh.de. Dann werden meine Daten gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht. Meine Rechte auf Auskunft, Berichtigung und Löschung nach der DSGVO bleiben unberührt.
Stuttgart, 10.10.2026
| Bewerber(in) Tom Beispiel | Für das Unternehmen |
Häufige Fragen zu: Einwilligung zur Aufnahme in den Bewerberpool (Talentpool)
Wie lange darf ich Bewerbungen ohne Einwilligung aufbewahren?
Üblich sind etwa sechs Monate nach der Absage; danach löschen.
Muss die Einwilligung schriftlich sein?
Nicht zwingend, aber sie muss nachweisbar sein; Text- oder Schriftform ist sinnvoll.
Was passiert nach Ablauf der Frist?
Die Daten werden gelöscht, oder die Person wird um eine neue Einwilligung gebeten.
Passende Vorlagen
- Absage Bewerber Vorlage – Absageschreiben an Bewerberinnen und Bewerber: freundlich, ohne angreifbare Begründung, mit Dank, Rücksendung bzw. Löschung der Unterlagen und optionalem Talentpool.
- Bewerberliste Vorlage – Bewerbungen für eine Stelle übersichtlich verwalten: Eingang, Status, Gespräch, Rückmeldung und Löschfrist nach DSGVO.
- Datenschutz Kleinunternehmen Vorlage – DSGVO im kleinen Betrieb umsetzen: Verarbeitungsverzeichnis, Datenschutzerklärung, Auftragsverarbeitung, Löschfristen, Technik, Beschäftigte und Datenpannen.
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