Willkommensschreiben an neue Mitarbeiter vor dem ersten Arbeitstag: Vorlage und Hinweise
Ein guter Start beginnt vor dem ersten Arbeitstag. Mit dem Willkommensschreiben wissen neue Mitarbeitende, wann sie wo sein sollen und was sie mitbringen müssen.
Ein guter Start beginnt vor dem ersten Arbeitstag. Mit dem Willkommensschreiben wissen neue Mitarbeitende, wann sie wo sein sollen und was sie mitbringen müssen. Alle Eingaben bleiben in Ihrem Browser, es wird nichts übertragen.
Stand: 10.10.2026 · Angaben ohne Gewähr
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Ein guter erster Eindruck
Zwischen Vertragsunterschrift und erstem Arbeitstag springen manche Neueinstellungen wieder ab. Ein Willkommensschreiben (Preboarding) schafft Verbindlichkeit und sorgt dafür, dass die Personalabteilung die nötigen Daten für Anmeldung zur Sozialversicherung und Lohnabrechnung rechtzeitig erhält. Nennen Sie Uhrzeit, Ort und eine feste Ansprechperson. Fragen Sie nur Daten ab, die Sie wirklich benötigen. Die wesentlichen Arbeitsbedingungen müssen nach dem Nachweisgesetz ohnehin schriftlich mitgeteilt werden – teils schon am ersten Arbeitstag.
Hinweise
Arbeitsrecht hängt vom Einzelfall, vom Arbeits- und Tarifvertrag und von Betriebsvereinbarungen ab; Regeln können sich ändern. Lassen Sie sich im Zweifel beraten, etwa von Gewerkschaft, Betriebsrat, Kammer oder einer Fachanwältin bzw. einem Fachanwalt für Arbeitsrecht. Die Vorlage ersetzt keine Rechtsberatung.
Typische Fehler: Willkommensschreiben an neue Mitarbeiter vor dem ersten Arbeitstag
- Keine konkrete Uhrzeit und kein Treffpunkt genannt.
- Unnötige Daten abgefragt.
- Keine Ansprechperson für Rückfragen.
Willkommensschreiben an neue Mitarbeiter vor dem ersten Arbeitstag erstellen: So geht’s
- Füllen Sie das Formular oben mit Ihren Angaben aus.
- Prüfen Sie die Vorschau und ändern Sie Texte, Stil, Schriftart oder Akzentfarbe.
- Klicken Sie auf „PDF speichern / drucken“ und wählen Sie im Druckdialog „Als PDF speichern“.
- Unterschreiben Sie das Dokument, wo nötig, und versenden Sie es, zum Beispiel per E-Mail oder Post.
Muster: Willkommensschreiben an neue Mitarbeiter vor dem ersten Arbeitstag
So sieht ein ausgefülltes Dokument aus. Mit dem Formular oben erstellen Sie Ihre eigene Version.
Industriestraße 8
70173 Stuttgart
Gartenweg 3
70190 Stuttgart
Herzlich willkommen – Ihr erster Arbeitstag am Montag, 02.11.2026, 9:00 Uhr
Sehr geehrter Herr Beispiel,
wir freuen uns, dass Sie bald zu unserem Team gehören, und möchten Ihnen den Start so leicht wie möglich machen.
Ihr erster Arbeitstag: Montag, 02.11.2026, 9:00 Uhr
Treffpunkt: Empfang, Gebäude A
Ihre Ansprechperson: Frau Eva Beispiel, Teamleiterin Einkauf, Tel. 0711 123-210
Damit wir Sie rechtzeitig anmelden und Ihr Gehalt pünktlich zahlen können, bitten wir um folgende Unterlagen:
- Steuer-Identifikationsnummer und Sozialversicherungsnummer
- Mitgliedsbescheinigung Ihrer Krankenkasse und Bankverbindung
- unterschriebener Personalfragebogen (bitte vorab bis 26.10.2026)
Ihre erste Woche: Begrüßung und Rundgang, Einrichtung von Laptop und Zugängen, Arbeitsschutz- und Datenschutzunterweisung, Einarbeitung im Team Einkauf.
Falls Sie vorher Fragen haben, melden Sie sich gern bei Ihrer Ansprechperson. Sollten Sie am ersten Tag verhindert sein, geben Sie bitte möglichst früh Bescheid.
Das ganze Team freut sich schon sehr auf Sie.
Mit freundlichen Grüßen
Muster GmbH, Personalabteilung
Häufige Fragen zu: Willkommensschreiben an neue Mitarbeiter vor dem ersten Arbeitstag
Wann sollte das Schreiben verschickt werden?
Etwa ein bis zwei Wochen vor dem ersten Arbeitstag.
Welche Unterlagen brauche ich vom neuen Mitarbeiter?
Unter anderem Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse und Bankverbindung.
Ersetzt das Schreiben den Nachweis der Arbeitsbedingungen?
Nein, der Nachweis nach dem Nachweisgesetz ist ein eigenes Dokument.
Passende Vorlagen
- Onboarding Checkliste Vorlage – Onboarding vorbereiten: Vertrag, Anmeldung, Arbeitsplatz, IT, Unterweisungen, erster Tag und Probezeit.
- Einarbeitungsplan Vorlage – Einarbeitungsplan für neue Mitarbeitende: Wochen, Themen, Ansprechpersonen, Ziele und Feedbackgespräche.
- Personalfragebogen Vorlage – Personalfragebogen für die Lohnabrechnung: Personalien, Steuer-ID, Sozialversicherung, Krankenkasse, Bankverbindung und weitere Beschäftigungen.
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