Mahnung & Zahlungserinnerung: Vorlage und Hinweise
Zahlt ein Kunde nicht, hilft ein sachliches Mahnschreiben mit klarer Frist. Mit dieser Vorlage erstellen Sie Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung oder letzte Mahnung inklusive Mahnkosten und Bankverbindung.
Offene Rechnung? Erstellen Sie eine freundliche Zahlungserinnerung oder eine Mahnung mit Frist. Alle Eingaben bleiben in Ihrem Browser, es wird nichts übertragen.
Stand: 05.10.2026 · Angaben ohne Gewähr
Wann gerät der Schuldner in Verzug?
Ist auf der Rechnung ein Zahlungsdatum genannt, kommt der Schuldner nach Ablauf dieses Datums auch ohne Mahnung in Verzug (§ 286 BGB). Sonst tritt der Verzug spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung ein, bei Verbrauchern nur, wenn auf diese Folge hingewiesen wurde. Eine Mahnung schafft zusätzlich Klarheit und Beweise.
Mahnstufen
- Zahlungserinnerung: höflich, ohne Kosten.
- 1. und 2. Mahnung: mit neuer Frist (meist 7 bis 14 Tage), auf Wunsch mit Mahnkosten.
- Letzte Mahnung: mit Hinweis auf rechtliche Schritte wie das gerichtliche Mahnverfahren.
Verzugszinsen und Pauschale
Bei Verzug können Sie Verzugszinsen verlangen (§ 288 BGB). Gegenüber Unternehmen kommt eine Pauschale von 40 € hinzu. Gebühren sollten angemessen sein. Versenden Sie Mahnungen nachweisbar.
Typische Fehler: Mahnung & Zahlungserinnerung
- Das Schreiben nennt keine konkrete Zahlungsfrist.
- Rechnungsnummer und -datum fehlen.
- Die Mahnung wird nicht nachweisbar zugestellt.
Mahnung & Zahlungserinnerung erstellen: So geht’s
- Füllen Sie das Formular oben mit Ihren Angaben aus.
- Prüfen Sie die Vorschau und ändern Sie Texte oder die Schriftart.
- Klicken Sie auf „PDF speichern / drucken“ und wählen Sie im Druckdialog „Als PDF speichern“.
- Unterschreiben Sie das Dokument, wo nötig, und versenden Sie es, zum Beispiel per E-Mail oder Post.
Muster: Mahnung & Zahlungserinnerung
So sieht ein ausgefülltes Dokument aus. Mit dem Formular oben erstellen Sie Ihre eigene Version.
Musterweg 3
79100 Freiburg
Tel.: 0761 123456
max@mustermann-webdesign.de
Buchhaltung
Hauptstraße 100
79098 Freiburg
1. Mahnung – Rechnung Nr. RE-2026-014 vom 01.09.2026
Sehr geehrte Damen und Herren,
trotz Fälligkeit seit dem 15.09.2026 konnten wir für unsere Rechnung Nr. RE-2026-014 vom 01.09.2026 über 2.261,00 € keinen Zahlungseingang feststellen.
Mahnkosten: 5,00 €
Zu zahlender Gesamtbetrag: 2.266,00 €
Wir fordern Sie auf, den offenen Betrag bis zum 19.10.2026 auf das unten genannte Konto zu überweisen.
Sollten Sie bereits gezahlt haben, betrachten Sie dieses Schreiben bitte als gegenstandslos.
Bankverbindung:
Beispielbank
IBAN: DE02 1203 0000 0000 2020 51
Mit freundlichen Grüßen
Max Mustermann Webdesign
Häufige Fragen zu: Mahnung & Zahlungserinnerung
Wie viele Mahnungen sind nötig?
Gesetzlich ist keine bestimmte Anzahl vorgeschrieben. Üblich sind Zahlungserinnerung, ein bis zwei Mahnungen und eine letzte Mahnung.
Darf ich Mahngebühren berechnen?
Ja, in angemessener Höhe, wenn der Schuldner im Verzug ist. Überhöhte Gebühren sind unzulässig.
Was passiert nach der letzten Mahnung?
Sie können einen Mahnbescheid beantragen oder einen Anwalt oder ein Inkassounternehmen einschalten.
Wie lange nach Fälligkeit darf ich mahnen?
Sobald die Rechnung fällig ist. Bei kalendermäßig bestimmter Fälligkeit gerät der Schuldner auch ohne Mahnung in Verzug.
Passende Vorlagen
- Rechnungsvorlage kostenlos – Rechnung mit Positionen, Umsatzsteuer und Zahlungsangaben.
- Angebot Vorlage – Angebotsvorlage mit Positionen, Gültigkeit und Preisen.
- Quittung Vorlage – Quittung mit Betrag in Worten und Umsatzsteuer-Angabe.
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