Mahnung schreiben – Verzug, Zinsen und der Weg bis zum Mahnbescheid
Zahlt ein Kunde nicht, hilft ein klares Vorgehen: Zahlungserinnerung, Mahnung, letzte Mahnung und notfalls das gerichtliche Mahnverfahren. Hier steht, was dabei rechtlich wichtig ist.
Stand: 06.10.2026 · Angaben ohne Gewähr
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Wann tritt Verzug ein?
Verzug setzt voraus, dass die Forderung fällig ist und der Schuldner nicht zahlt (§ 286 BGB). Meist braucht es eine Mahnung. Sie ist entbehrlich, wenn ein Zahlungsdatum auf der Rechnung steht oder der Schuldner 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung nicht gezahlt hat. Bei Verbrauchern gilt die 30-Tage-Regel nur, wenn die Rechnung darauf hinweist.
Zahlungserinnerung, Mahnung, letzte Mahnung
Üblich ist eine Stufenfolge: eine freundliche Zahlungserinnerung, dann eine Mahnung mit Fristsetzung, schließlich eine letzte Mahnung mit Hinweis auf das Mahnverfahren. Die Zahl der Mahnungen ist gesetzlich nicht vorgeschrieben, eine Mahnung genügt für den Verzug. Nennen Sie in jeder Mahnung Rechnungsnummer, Betrag und neues Zahlungsziel.
Verzugszinsen und Kosten
Ab Verzug können Zinsen verlangt werden: bei Verbrauchern fünf Prozentpunkte, bei Geschäften zwischen Unternehmen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 BGB). Ist der Schuldner kein Verbraucher, kann zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro verlangt werden (§ 288 Abs. 5 BGB). Mahnkosten dürfen nur in angemessener Höhe berechnet werden, Phantasiegebühren sind unzulässig.
Gerichtliches Mahnverfahren
Reagiert der Schuldner nicht, kann ein Mahnbescheid beantragt werden, meist online beim zentralen Mahngericht. Der Schuldner kann innerhalb von zwei Wochen Widerspruch einlegen. Ohne Widerspruch folgt der Vollstreckungsbescheid, der die Zwangsvollstreckung ermöglicht. Das Verfahren kostet Gerichtsgebühren.
Verjährung beachten
Forderungen verjähren in der Regel nach drei Jahren zum Jahresende (§§ 195, 199 BGB). Eine Mahnung hemmt die Verjährung nicht, der Antrag auf Erlass eines Mahnbescheids schon. Prüfen Sie die Frist rechtzeitig.
Passende Vorlagen
Zahlungserinnerung (freundlich)
Freundliche Erinnerung an eine offene Rechnung vor der ersten Mahnung.
Vorlage öffnen →Mahnung & Zahlungserinnerung
Zahlungserinnerung, 1. und 2. Mahnung für offene Rechnungen.
Vorlage öffnen →2. Mahnung (zweite Zahlungsaufforderung)
Zweite Mahnung nach Zahlungsverzug, mit Frist, Mahngebühr und Hinweis auf weitere Schritte.
Vorlage öffnen →Letzte Mahnung vor Inkasso
Letzte Mahnung mit Fristsetzung und Ankündigung von Inkasso oder gerichtlichem Mahnverfahren.
Vorlage öffnen →Häufige Fragen
Wie viele Mahnungen muss ich schreiben?
Eine Mahnung genügt für den Verzug. Üblich sind zwei bis drei Stufen.
Darf ich Mahngebühren verlangen?
Ja, in angemessener Höhe, nachgewiesener Schaden oder übliche Auslagen.
Wann verjährt eine Rechnung?
Meist nach drei Jahren zum Jahresende.
Weitere Ratgeber
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