E-Rechnung in Deutschland – Pflicht, Fristen und Ausnahmen
Seit 2025 gilt in Deutschland schrittweise die E-Rechnungspflicht zwischen Unternehmen. Wer Rechnungen schreibt, sollte Fristen und Ausnahmen kennen.
Stand: 06.10.2026 · Angaben ohne Gewähr
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Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (zum Beispiel XRechnung oder ZUGFeRD), die elektronisch verarbeitet werden kann. Ein einfaches PDF gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes, es ist nur eine „sonstige Rechnung“.
Wer muss was wann?
Die Regeln gelten für Rechnungen zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Das Ausstellen wird schrittweise Pflicht, mit Übergangsfristen für Papier- und PDF-Rechnungen bis Ende 2026 beziehungsweise für kleinere Unternehmer bis Ende 2027. Spätestens ab 2028 gilt die Pflicht für nahezu alle B2B-Rechnungen. Prüfen Sie die genauen Fristen und Umsatzgrenzen beim Finanzamt oder Steuerberater.
Ausnahmen
- Rechnungen an Verbraucher (B2C) bleiben formfrei, PDF und Papier sind weiter zulässig.
- Kleinbetragsrechnungen bis zu einem Gesamtbetrag von 250 Euro sind ausgenommen.
- Kleinunternehmer sind vom Ausstellen einer E-Rechnung befreit, müssen aber E-Rechnungen empfangen können.
- Bestimmte Fahrausweise und steuerfreie Umsätze sind ebenfalls ausgenommen.
Formate und Software
Anerkannt sind unter anderem XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1. Viele Buchhaltungsprogramme erzeugen beides. Prüfen Sie, ob Ihre Software E-Rechnungen ausstellen und empfangen kann. Die PDF-Vorlagen auf dieser Seite erzeugen keine E-Rechnung.
Aufbewahrung
E-Rechnungen sind in ihrem Originalformat aufzubewahren, in der Regel acht Jahre. Ein Ausdruck genügt nicht. Beachten Sie die GoBD-Anforderungen.
Passende Vorlagen
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Rechnung mit Positionen, Umsatzsteuer und Zahlungsangaben.
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Rechnung ohne Umsatzsteuer nach § 19 UStG mit Pflichtangaben und Hinweis.
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Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Nein, aber Sie müssen sie empfangen können.
Darf ich weiter PDF-Rechnungen schreiben?
An Verbraucher ja. Zwischen Unternehmen gelten Übergangsfristen, danach ist die E-Rechnung Pflicht.
Reicht ein PDF im ZUGFeRD-Format?
Ja, wenn die eingebetteten strukturierten Daten dem Standard entsprechen.
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