Rechnung Dienstleistung Vorlage – mit Auswahl

Rechnung für Dienstleistungen (Design, IT, Unterricht, Coaching, Events und mehr): Vorlage und Hinweise

Rechnungsvorlagen für kreative, beratende und unterrichtende Dienstleistungen sowie Hochzeit und Events.

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Stand: 10.10.2026 · Angaben ohne Gewähr

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Rechnung Dienstleistung: die passende Variante wählen

Wählen Sie den Bereich, in dem Sie tätig sind, und darin die passende Leistung.

• Rechnung Grafikdesign (mit Nutzungsrechten): Rechnung für Grafik- und Logodesign: Entwurf, Reinzeichnung, Korrekturen und Nutzungsrechte mit Umfang, Dauer und Gebiet.
• Rechnung Webdesign / Website-Erstellung: Rechnung für Website-Projekte: Konzept, Design, Umsetzung, Inhalte, Hosting-Einrichtung, Schulung und Abschlagszahlungen.
• Rechnung für Fotografen (mit Nutzungsrechten): Fotografen-Rechnung: Shooting, Bildbearbeitung, Nutzungsrechte und Auslagen, mit 19 %, 7 % oder Kleinunternehmerregelung.
• Rechnung Drohnenaufnahmen (Luftbilder und Videos): Rechnung für Luftaufnahmen mit Drohne: Flugeinsatz, Genehmigungen, Bildbearbeitung, Video, Nutzungsrechte und Anfahrt.
• Rechnung Videoproduktion / Filmdreh: Rechnung für Imagefilm, Social-Media-Clips oder Eventvideo: Drehtag, Equipment, Schnitt, Musiklizenz, Korrekturen und Nutzungsrechte.
• Rechnung Texterstellung / Copywriting: Rechnung für Texte, Blogartikel, Produkttexte und SEO-Texte: Wortpreis oder Pauschale, Korrekturschleifen und Nutzungsrechte.
• Rechnung für Übersetzung und Dolmetschen: Rechnung für Übersetzer und Dolmetscher: Normzeilen, Wörter oder Stunden, Beglaubigung, Eilzuschlag, Sprachpaar und Umsatzsteuer.
• Rechnung Social-Media-Betreuung (monatlich): Monatsrechnung für Social-Media-Management: Betreuungspauschale, Beiträge, Community, Werbebudget (durchlaufend) und Reporting.
• Rechnung Softwareentwicklung / App-Entwicklung: Rechnung für Programmierung, App- und Webentwicklung: Sprints oder Stunden, Meilensteine, Hosting, Lizenzen und Nutzungsrechte am Code.
• Rechnung IT-Service und PC-Hilfe: Rechnung für IT-Dienstleistungen: Vor-Ort-Service, Fernwartung, Einrichtung, Hardware, Anfahrt, Stundensatz und Wartungspauschale.
• Rechnung Kursgebühr (Kurse, Workshops, Unterricht): Rechnung für Kurse, Workshops und Unterricht: Kurs, Termine, Teilnehmer, Gebühr, Material und Hinweis zur möglichen Umsatzsteuerbefreiung.
• Rechnung für Nachhilfe und Unterricht: Rechnung für Nachhilfe, Musik- oder Sprachunterricht: Termine, Stunden, Satz und Hinweis zu Kleinunternehmer oder Steuerbefreiung.
• Rechnung Musikunterricht (Privatlehrer): Rechnung für privaten Instrumental- oder Gesangsunterricht: Unterrichtseinheiten, Monat oder Quartal, Schüler und Hinweis zur Umsatzsteuerbefreiung.
• Rechnung für Coaching, Training und Beratung: Rechnung für Coaches, Trainer und Berater: Sitzungen, Tagessätze, Paketpreise, Reisekosten und Umsatzsteuer.
• Rechnung Mediation: Rechnung für Mediation in Familie, Nachbarschaft oder Wirtschaft: Sitzungen, Vor- und Nachbereitung, Abschlussvereinbarung und Aufteilung der Kosten zwischen den Parteien.
• Rechnung Hundeschule / Hundetraining: Rechnung für Hundetraining: Einzelstunden, Gruppenkurse, Welpenkurs, Hausbesuche, Anfahrt und Hinweis auf die Erlaubnis nach § 11 Tierschutzgesetz.
• Rechnung Hochzeitsplanung / Eventplanung: Rechnung für Hochzeits- und Eventplanung: Planungspaket, Koordination am Tag, Zusatzleistungen, Anzahlung abgezogen und Restbetrag.
• Rechnung Catering (Speisen und Getränke): Catering-Rechnung: Speisen, Getränke, Personal, Geschirr und Lieferung mit unterschiedlichen Steuersätzen und Personenzahl.
• Rechnung für Musiker und Bands (Gage): Gagenrechnung für Auftritte von Musikern, Bands und DJs: Auftritt, Gage, Fahrtkosten, Technik, Umsatzsteuer und Hinweis zur Künstlersozialabgabe.
• Rechnung freie Trauung / Trauredner(in): Rechnung für freie Trauung, Trauerrede oder Namensfeier: Vorgespräche, Redeerstellung, Zeremonie, Anfahrt und Anzahlung.
• Rechnung Hochzeitsauto mit Chauffeur: Rechnung für Oldtimer- oder Luxuswagen mit Fahrer zur Hochzeit: Mietdauer, Strecke, Dekoration, Wartezeit, Anfahrt und Kaution.
• Rechnung Kinderanimation / Zauberer / Kindergeburtstag: Rechnung für Kinderprogramm, Zaubershow oder Animation auf Kindergeburtstag, Firmen- oder Vereinsfest: Programm, Dauer, Anfahrt und Hinweis zur Künstlersozialabgabe.

Design und Rechte

Neben der Gestaltung wird oft das Nutzungsrecht vergütet; dessen Umfang (Medien, Dauer, Gebiet, exklusiv oder einfach) sollte genau beschrieben sein. Ohne Regelung gilt das Prinzip der Zweckübertragung: Es werden nur die Rechte eingeräumt, die für den Vertragszweck nötig sind. Designer sind oft über die Künstlersozialkasse versichert; Auftraggeber zahlen ggf. Künstlersozialabgabe.

Hinweise

• Siehe Werkvertrag Webdesign, Freelancervertrag, Angebot.

Steuerliche und rechtliche Anforderungen können sich ändern und hängen vom Einzelfall ab. Lassen Sie sich im Zweifel von einer Steuerberaterin, einem Steuerberater oder einer Anwältin beraten. Die Vorlage ersetzt keine Beratung.

Rechnung Webdesign / Website-Erstellung: Website-Projekte abrechnen

Für Webdesigner und Agenturen: Projektphasen, Zusatzleistungen und Abschläge übersichtlich abrechnen.

Rechnen Sie nach Projektphasen und mit Abschlägen ab, wie im Vertrag vereinbart. Zusatzleistungen außerhalb des vereinbarten Umfangs sollten vorher schriftlich bestätigt sein. Hosting, Domains und Lizenzen laufen idealerweise auf den Kunden; sonst klar ausweisen und Laufzeiten nennen.

Rechnung für Fotografen (mit Nutzungsrechten): Rechnungen für Fotografen

Fotografen rechnen oft Leistung und Nutzungsrechte ab. Die Vorlage trennt beides und nennt den Umfang der Rechte.

Neben dem Shooting wird oft die Einräumung von Nutzungsrechten berechnet. Beschreiben Sie den Umfang genau: einfaches oder ausschließliches Recht, Medien, Dauer, Region. Der Umsatzsteuersatz hängt von der Leistung ab: Für die Übertragung bestimmter Urheberrechte kann der ermäßigte Satz von 7 % gelten, für reine Dienstleistungen wie Porträt- oder Passfotos meist 19 %. Klären Sie das im Zweifel steuerlich.

Rechnung Drohnenaufnahmen (Luftbilder und Videos): Luftbilder abrechnen

Für Drohnenpiloten: Einsätze, Bearbeitung und Nutzungsrechte transparent abrechnen.

Neben Flugzeit und Bearbeitung gehören Nutzungsrechte in die Rechnung. Gewerbliche Drohnenflüge setzen u. a. Registrierung, Kompetenznachweis, Haftpflichtversicherung und die Beachtung von Geozonen voraus; Überflüge von Wohngrundstücken brauchen oft die Zustimmung der Betroffenen. Aufnahmen von erkennbaren Personen nur mit Einwilligung.

Rechnung Videoproduktion / Filmdreh: Video richtig abrechnen

Für Videografen und Produktionen: Drehtage, Technik und Postproduktion übersichtlich abrechnen.

Trennen Sie Drehtage, Postproduktion und Lizenzen. Vereinbaren Sie Korrekturschleifen und die Nutzungsrechte (Medien, Dauer, Gebiet). Für Drohnenflüge gelten eigene Regeln (EU-Drohnenverordnung, ggf. Genehmigung). Abgebildete Personen müssen einwilligen.

Rechnung Texterstellung / Copywriting: Texte abrechnen

Für Texterinnen und Texter: Texte nach Wörtern oder pauschal abrechnen und die eingeräumten Nutzungsrechte nennen.

Üblich sind Wortpreise, Pauschalen je Text oder Stundenhonorare. Klären Sie vorab Korrekturschleifen und die Nutzungsrechte: Ohne Vereinbarung erhält der Kunde nur die Rechte, die der Vertragszweck erfordert. Freiberufliche Texter sind oft in der Künstlersozialkasse versichert; Auftraggeber zahlen ggf. die Künstlersozialabgabe.

Rechnung für Übersetzung und Dolmetschen: Übersetzungen abrechnen

Übersetzungen werden meist nach Normzeilen oder Wörtern abgerechnet. Die Vorlage nennt Sprachpaar, Umfang und Zuschläge.

Üblich ist die Abrechnung nach Normzeilen (meist 55 Anschläge inkl. Leerzeichen) oder nach Wörtern des Ausgangs- oder Zieltexts; vereinbaren Sie die Basis vorab. Dolmetschen wird meist nach Stunden oder Tagessätzen berechnet. Für Gerichte und Behörden gilt das Justizvergütungs- und -entschädigungsgesetz (JVEG). Beglaubigte Übersetzungen dürfen nur ermächtigte Übersetzer erstellen.

Rechnung Social-Media-Betreuung (monatlich): Social Media abrechnen

Für Social-Media-Freelancer und Agenturen: monatliche Pauschalen, Zusatzleistungen und weitergereichtes Werbebudget sauber trennen.

Üblich sind monatliche Pauschalen mit vereinbartem Umfang, dazu Zusatzleistungen. Werbebudgets laufen idealerweise direkt über das Werbekonto des Kunden; wird es weiterberechnet, muss die steuerliche Behandlung geklärt sein. Ein kurzes Reporting macht die Leistung sichtbar.

Rechnung Softwareentwicklung / App-Entwicklung: Software abrechnen

Für Entwicklerinnen und Entwickler: Aufwand nach Stunden, Sprints oder Meilensteinen abrechnen und Rechte am Code regeln.

Klären Sie vorab, ob ein Dienstvertrag (Aufwand) oder Werkvertrag (Ergebnis mit Abnahme) gilt. Regeln Sie die Nutzungsrechte am Quellcode und die Verwendung von Open-Source-Bibliotheken. Ticket- oder Sprint-Referenzen machen den Aufwand nachvollziehbar.

Rechnung IT-Service und PC-Hilfe: IT-Leistungen abrechnen

Für IT-Dienstleister und PC-Helfer: Arbeitszeit, Fernwartung, Hardware und Anfahrt übersichtlich abrechnen.

Rechnen Sie Arbeitszeit nachvollziehbar ab, idealerweise mit Datum und kurzer Beschreibung. Taktung (z. B. je angefangene 15 Minuten), Anfahrtspauschale und Preise für Fernwartung sollten vorab vereinbart sein. Hardware wird mit eigener Position ausgewiesen. Für wiederkehrende Betreuung eignet sich ein Wartungsvertrag.

Rechnung Kursgebühr (Kurse, Workshops, Unterricht): Kursgebühren abrechnen

Für Yogalehrer, Musikschulen, Trainer und Kursanbieter: Kursgebühren mit Terminen und Teilnehmer übersichtlich abrechnen.

Nennen Sie Kurs, Termine und Teilnehmer. Unterricht kann unter bestimmten Voraussetzungen nach § 4 Nr. 21 UStG umsatzsteuerfrei sein, etwa mit Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde; Freizeitkurse fallen meist nicht darunter. Für Präventionskurse erstatten Krankenkassen oft einen Teil; dafür ist eine Teilnahmebescheinigung nötig.

Rechnung für Nachhilfe und Unterricht: Rechnung für Unterricht

Ob Nachhilfe, Musik- oder Sprachunterricht: Die Rechnung listet die Termine und den Stundensatz.

Wer regelmäßig gegen Geld unterrichtet, ist meist freiberuflich tätig und muss die Einnahmen in der Steuererklärung angeben. Viele nutzen die Kleinunternehmerregelung. Bestimmte Unterrichtsleistungen können nach § 4 Nr. 21 UStG umsatzsteuerfrei sein, etwa mit einer Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde. Eltern können Nachhilfekosten in der Regel nicht steuerlich absetzen.

Rechnung Musikunterricht (Privatlehrer): Unterricht abrechnen

Für private Musiklehrerinnen und Musiklehrer: Unterricht im Monat oder Quartal übersichtlich abrechnen.

Private Musiklehrer rechnen meist monatlich oder quartalsweise ab. Unterricht kann nach § 4 Nr. 21 UStG umsatzsteuerfrei sein, etwa mit Bescheinigung der zuständigen Landesbehörde; viele Lehrkräfte sind zudem Kleinunternehmer. Regeln Sie Ausfallstunden und Ferien im Unterrichtsvertrag. Selbstständige Lehrer sind oft rentenversicherungspflichtig.

Rechnung für Coaching, Training und Beratung: Rechnung für Coaching und Training

Ob Einzelcoaching, Workshop oder Beratungstag: Die Rechnung listet Sitzungen, Tagessätze und Spesen übersichtlich.

Coaching und Beratung unterliegen in der Regel dem Regelsteuersatz von 19 %. Bestimmte Bildungsleistungen können nach § 4 Nr. 21 UStG steuerfrei sein, wenn die Voraussetzungen, etwa eine Bescheinigung, erfüllt sind; reines Persönlichkeitscoaching fällt meist nicht darunter. Reisekosten werden als Teil der Leistung mit demselben Steuersatz weiterberechnet.

Rechnung Mediation: Mediation abrechnen

Für Mediatorinnen und Mediatoren: Sitzungen und Aufwand abrechnen und die vereinbarte Kostenaufteilung nennen.

Mediatoren rechnen meist nach Stundensatz ab; die Parteien vereinbaren in der Mediationsvereinbarung, wer welchen Anteil trägt. Mediation ist in der Regel umsatzsteuerpflichtig. In Familiensachen kann das Gericht unter Umständen eine Kostenübernahme anregen; Rechtsschutzversicherungen zahlen teilweise.

Rechnung Hundeschule / Hundetraining: Hundetraining abrechnen

Für Hundetrainerinnen und Hundeschulen: Kurse und Einzelstunden mit Hund und Halter abrechnen.

Wer gewerbsmäßig Hunde für Dritte ausbildet oder die Ausbildung durch den Halter anleitet, braucht eine Erlaubnis nach § 11 TierSchG. Kurse und Einzelstunden sind in der Regel umsatzsteuerpflichtig, sofern keine Kleinunternehmerregelung greift. Nennen Sie Hund, Leistungszeitraum und Termine.

Rechnung Hochzeitsplanung / Eventplanung: Planungsleistungen abrechnen

Für Hochzeitsplaner und Eventagenturen: Pakete, Zusatzleistungen und bereits gezahlte Anzahlungen übersichtlich abrechnen.

Hochzeitsplaner rechnen meist Pakete oder einen Prozentsatz des Budgets ab, dazu Koordination am Tag und Reisekosten. Anzahlungen werden mit ihrer Umsatzsteuer verrechnet. Rechnungen der Dienstleister (Location, Catering) gehen in der Regel direkt an das Paar, sofern nicht anders vereinbart.

Rechnung Catering (Speisen und Getränke): Steuersätze beim Catering

Für Caterer: Speisen, Getränke und Service getrennt abrechnen, denn die Steuersätze können sich unterscheiden.

Seit 2024 gilt für Speisen in der Gastronomie wieder 19 % Umsatzsteuer; für die reine Lieferung von Speisen ohne zusätzliche Dienstleistungen kann 7 % gelten. Getränke und Servicepersonal unterliegen 19 %. Ob eine Lieferung oder eine Restaurationsleistung vorliegt, hängt vom Umfang der Dienstleistungen ab; klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung. Die Vorlage weist beide Sätze getrennt aus.

Rechnung für Musiker und Bands (Gage): Gagen richtig abrechnen

Ob Hochzeit, Firmenfeier oder Club: Mit der Gagenrechnung rechnen Musiker und Bands Auftritte sauber ab.

Musiker stellen ihre Gage wie andere Selbstständige in Rechnung, mit allen Pflichtangaben. Die Umsatzsteuer kann je nach Konstellation unterschiedlich sein; Kleinunternehmer weisen keine aus, und bestimmte Leistungen von Einzelkünstlern können steuerfrei sein. Unternehmen, die Künstler beauftragen, zahlen unter Umständen Künstlersozialabgabe. Fahrt- und Technikkosten sollten vorher vereinbart sein.

Rechnung freie Trauung / Trauredner(in): Freie Reden abrechnen

Für freie Rednerinnen und Redner: Honorar, Anfahrt und bereits gezahlte Anzahlung übersichtlich abrechnen.

Freie Rednerinnen und Redner rechnen meist Pauschalen ab, oft mit Anzahlung bei Buchung. Regeln Sie im Vertrag Stornofristen und Ausfall. Ob die Tätigkeit freiberuflich (künstlerisch) oder gewerblich ist, hängt vom Einzelfall ab.

Rechnung Hochzeitsauto mit Chauffeur: Hochzeitsauto abrechnen

Für Vermieter von Hochzeitsautos: Fahrzeug, Stunden, Deko und Wartezeiten sauber abrechnen.

Wird ein Fahrzeug mit Fahrer zur Beförderung von Personen gegen Entgelt eingesetzt, kann eine Genehmigung nach dem Personenbeförderungsgesetz (Mietwagen) erforderlich sein – Stand prüfen. Regeln Sie Mindestmietdauer, Wartezeiten, Dekoration, Rauch- und Essverbot sowie Kaution vorab im Vertrag. Bei Selbstfahrervermietung gelten andere Regeln und Versicherungen.

Rechnung Kinderanimation / Zauberer / Kindergeburtstag: Auftritte abrechnen

Für Animateure, Clowns und Zauberer: Auftritt, Dauer und Anfahrt sauber abrechnen.

Nennen Sie Programm, Dauer und Ort. Unternehmen und Vereine, die regelmäßig selbständige Künstler beauftragen, müssen ggf. Künstlersozialabgabe zahlen – ein Hinweis auf der Rechnung ist ein Service. Vereinbaren Sie Ausfallregeln (z. B. bei Unwetter) vorab.

Typische Fehler: Rechnung für Dienstleistungen (Design, IT, Unterricht, Coaching, Events und mehr)

• Rechte unklar.
• Korrekturschleifen unbegrenzt.
• Dateiformate nicht genannt.
• Abschläge nicht abgezogen.
• Nutzungsumfang unklar.
• Rechte nicht geregelt.

Rechnung für Dienstleistungen (Design, IT, Unterricht, Coaching, Events und mehr) erstellen: So geht’s

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Muster: Rechnung für Dienstleistungen (Design, IT, Unterricht, Coaching, Events und mehr)

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Rechtsgrundlagen

Die genannten Vorschriften im amtlichen Wortlaut (gesetze-im-internet.de, Bundesministerium der Justiz): § 4 UStG. Maßgeblich ist stets die aktuelle Fassung.

Häufige Fragen zu: Rechnung für Dienstleistungen (Design, IT, Unterricht, Coaching, Events und mehr)

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