E-Rechnung im B2B einführen (Checkliste): Vorlage und Hinweise
Die E-Rechnung wird im B2B schrittweise Pflicht. Die Checkliste hilft, Empfang und Versand rechtzeitig umzustellen.
Die E-Rechnung wird im B2B schrittweise Pflicht. Die Checkliste hilft, Empfang und Versand rechtzeitig umzustellen. Alle Eingaben bleiben in Ihrem Browser, es wird nichts übertragen.
Stand: 07.10.2026 · Angaben ohne Gewähr
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Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format nach der EU-Norm EN 16931, etwa XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1, außer Profile MINIMUM und BASIC-WL). Ein einfaches PDF ist keine E-Rechnung. Den Empfang müssen Unternehmen seit 2025 ermöglichen; die Pflicht zur Ausstellung kommt gestaffelt. Prüfen Sie den aktuellen Stand, da sich Details ändern können.
Hinweise
- Siehe Rechnung, Belegordner, Kleinunternehmer-Umsatz.
Steuerliche und rechtliche Anforderungen können sich ändern und hängen vom Einzelfall ab. Lassen Sie sich im Zweifel von einer Steuerberaterin, einem Steuerberater oder einer Anwältin beraten. Die Vorlage ersetzt keine Beratung.
Typische Fehler: E-Rechnung im B2B einführen (Checkliste)
- Empfang nicht eingerichtet.
- Nur PDF archiviert.
- Umstellung zu spät geplant.
E-Rechnung im B2B einführen (Checkliste) erstellen: So geht’s
- Füllen Sie das Formular oben mit Ihren Angaben aus.
- Prüfen Sie die Vorschau und ändern Sie Texte, Stil, Schriftart oder Akzentfarbe.
- Klicken Sie auf „PDF speichern / drucken“ und wählen Sie im Druckdialog „Als PDF speichern“.
- Unterschreiben Sie das Dokument, wo nötig, und versenden Sie es, zum Beispiel per E-Mail oder Post.
Muster: E-Rechnung im B2B einführen (Checkliste)
So sieht ein ausgefülltes Dokument aus. Mit dem Formular oben erstellen Sie Ihre eigene Version.
Checkliste E-Rechnung
Muster Handwerk GmbH · 640.000 €
Fristen kennen
| □ | Seit 01.01.2025: Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können |
| □ | Ab 01.01.2027: Pflicht zur Ausstellung bei Vorjahresumsatz über 800.000 € |
| □ | Ab 01.01.2028: Pflicht für alle Unternehmen im B2B |
| □ | Ausnahmen: Kleinbetragsrechnungen bis 250 €, Fahrausweise, Rechnungen an Privatkunden; Kleinunternehmer beim Ausstellen |
Empfang
| □ | E-Mail-Postfach für Rechnungen einrichten |
| □ | Software kann XRechnung und ZUGFeRD lesen |
| □ | Prüfung und Freigabe digital organisieren |
Versand
| □ | Rechnungsprogramm mit E-Rechnungsformat |
| □ | Kundenstammdaten (Leitweg-ID bei Behörden, E-Mail) |
| □ | Testrechnungen mit wichtigen Kunden |
| □ | Übergangsregeln nutzen, solange erlaubt |
Archivierung
| □ | Originalformat (XML) revisionssicher aufbewahren |
| □ | GoBD-konforme Ablage, meist acht Jahre |
| □ | Verfahrensdokumentation aktualisieren |
Eigene Punkte
| □ | Steuerberatung zur Umstellung einbeziehen |
Häufige Fragen zu: E-Rechnung im B2B einführen (Checkliste)
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein, ein reines PDF nicht.
Betrifft das auch Kleinunternehmer?
Beim Empfang ja, beim Ausstellen gibt es Ausnahmen.
Gilt die Pflicht für Privatkunden?
Nein, nur im B2B.
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- Belegordner Buchhaltung Vorlage – Belege für Selbstständige ordnen: Ein- und Ausgangsrechnungen, Kasse, Bank, Verträge und Aufbewahrung.
- Kleinunternehmer Umsatzgrenze Vorlage – Umsätze monatlich addieren und die Grenzen der Kleinunternehmerregelung (25.000 € Vorjahr, 100.000 € laufendes Jahr) im Blick behalten.
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