Belegordner für die Buchhaltung (Checkliste): Vorlage und Hinweise
Ordnung in den Belegen spart Zeit und Steuerberatungskosten. Die Checkliste zeigt eine bewährte Ablage.
Ordnung in den Belegen spart Zeit und Steuerberatungskosten. Die Checkliste zeigt eine bewährte Ablage. Alle Eingaben bleiben in Ihrem Browser, es wird nichts übertragen.
Stand: 06.10.2026 · Angaben ohne Gewähr
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Ordnung nach GoBD
Belege müssen vollständig, geordnet, nachvollziehbar und unveränderbar aufbewahrt werden (GoBD). Seit 2025 gilt für Buchungsbelege in der Regel eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren, für Bücher und Abschlüsse zehn Jahre, für Geschäftsbriefe sechs Jahre. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres. Digitale Belege müssen im Originalformat aufbewahrt werden.
Hinweise
- Siehe Belegsammlung Steuer und Umsatzsteuer-Voranmeldung.
Steuerliche und rechtliche Vorgaben ändern sich. Prüfen Sie den aktuellen Stand und lassen Sie sich im Zweifel von Steuerberatung oder Kammer beraten. Die Vorlage ersetzt keine Beratung.
Typische Fehler: Belegordner für die Buchhaltung (Checkliste)
- Belege werden unregelmäßig abgelegt.
- Digitale Originale werden gelöscht.
- Aufbewahrungsfristen werden unterschätzt.
Belegordner für die Buchhaltung (Checkliste) erstellen: So geht’s
- Füllen Sie das Formular oben mit Ihren Angaben aus.
- Prüfen Sie die Vorschau und ändern Sie Texte, Stil, Schriftart oder Akzentfarbe.
- Klicken Sie auf „PDF speichern / drucken“ und wählen Sie im Druckdialog „Als PDF speichern“.
- Unterschreiben Sie das Dokument, wo nötig, und versenden Sie es, zum Beispiel per E-Mail oder Post.
Muster: Belegordner für die Buchhaltung (Checkliste)
So sieht ein ausgefülltes Dokument aus. Mit dem Formular oben erstellen Sie Ihre eigene Version.
Checkliste Belegordner
Max Mustermann Webdesign · 2026
Ablage
| □ | Ausgangsrechnungen fortlaufend nummeriert |
| □ | Eingangsrechnungen nach Datum oder Kategorie |
| □ | Kassenbuch und Kassenbelege |
| □ | Kontoauszüge Geschäftskonto |
| □ | Belege zu Kfz, Reisen und Bewirtung |
Laufende Pflege
| □ | Belege wöchentlich oder monatlich ablegen |
| □ | Bezahlte Rechnungen markieren |
| □ | Digitale Belege unveränderbar speichern |
| □ | Offene Posten regelmäßig prüfen |
Aufbewahrung
| □ | Buchungsbelege und Rechnungen in der Regel acht Jahre |
| □ | Bücher, Jahresabschlüsse in der Regel zehn Jahre |
| □ | Geschäftsbriefe sechs Jahre |
| □ | E-Rechnungen im Originalformat speichern |
Eigene Punkte
| □ | Ordner für Verträge und Versicherungen |
Häufige Fragen zu: Belegordner für die Buchhaltung (Checkliste)
Wie lange muss ich Belege aufbewahren?
Buchungsbelege in der Regel acht Jahre, Bücher zehn Jahre, Geschäftsbriefe sechs Jahre.
Darf ich Papierbelege scannen und wegwerfen?
Nur bei ordnungsgemäßem, GoBD-konformem Scanverfahren.
Wie ordne ich Belege?
Nach Ausgangs-, Eingangsrechnungen, Kasse und Bank.
Passende Vorlagen
- Belegsammlung Steuer Vorlage – Belege für die Steuererklärung sammeln: Einnahmen, Werbungskosten, Sonderausgaben und Handwerkerleistungen.
- Kassenbuch Vorlage – Kassenbuch für Bareinnahmen und -ausgaben mit laufendem Kassenbestand.
- Umsatzsteuer-Voranmeldung Checkliste Vorlage – Umsatzsteuer-Voranmeldung vorbereiten: Belege, Umsätze, Vorsteuer, Fristen und Übermittlung über ELSTER.
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