Betriebskostenabrechnung (Vermieter): Vorlage und Hinweise
Die Betriebskostenabrechnung muss verständlich, nachprüfbar und rechtzeitig sein. Die Vorlage listet Kostenarten, Verteilerschlüssel und Mieteranteil auf und berechnet Vorauszahlungen und Saldo automatisch.
Kostenarten, Gesamtkosten, Verteilerschlüssel und Mieteranteil eintragen, Saldo wird automatisch berechnet. Alle Eingaben bleiben in Ihrem Browser, es wird nichts übertragen.
Stand: 05.10.2026 · Angaben ohne Gewähr
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Formale Anforderungen
Eine ordnungsgemäße Betriebskostenabrechnung enthält mindestens: die Zusammenstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilerschlüssels, die Berechnung des Mieteranteils und den Abzug der Vorauszahlungen. Sie muss verständlich und nachprüfbar sein.
Fristen
Der Vermieter muss die Abrechnung spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums mitteilen (§ 556 Abs. 3 BGB). Danach kann er Nachforderungen meist nicht mehr geltend machen. Mieter müssen Einwendungen innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang erheben.
Umlagefähige Kosten
Umgelegt werden dürfen nur Kosten, die im Mietvertrag vereinbart sind und in der Betriebskostenverordnung genannt werden, etwa Grundsteuer, Wasser, Heizung, Müll, Hausreinigung und Versicherung. Nicht umlagefähig sind zum Beispiel Verwaltungskosten und Instandhaltung. Prüfen Sie Verteilerschlüssel und Heizkostenverordnung.
Ratgeber zum Thema
Typische Fehler: Betriebskostenabrechnung (Vermieter)
- Die Abrechnung kommt nach Ablauf der zwölf Monate.
- Nicht umlagefähige Kosten werden umgelegt.
- Der Umlageschlüssel ist nicht erläutert.
Betriebskostenabrechnung (Vermieter) erstellen: So geht’s
- Füllen Sie das Formular oben mit Ihren Angaben aus.
- Prüfen Sie die Vorschau und ändern Sie Texte, Stil, Schriftart oder Akzentfarbe.
- Klicken Sie auf „PDF speichern / drucken“ und wählen Sie im Druckdialog „Als PDF speichern“.
- Unterschreiben Sie das Dokument, wo nötig, und versenden Sie es, zum Beispiel per E-Mail oder Post.
Muster: Betriebskostenabrechnung (Vermieter)
So sieht ein ausgefülltes Dokument aus. Mit dem Formular oben erstellen Sie Ihre eigene Version.
Betriebskostenabrechnung
| Abrechnungszeitraum | 01.01.2025 – 31.12.2025 |
| Mieter | Anna Beispiel |
| Mietobjekt | Lindenweg 12, 2. OG links, 79312 Emmendingen (58 m² von 420 m² Gesamtfläche) |
| Vermieter | Thomas Müller, Hauptstraße 40, 79098 Freiburg |
| Kostenart | Gesamtkosten | Verteilerschlüssel | Anteil Mieter |
|---|---|---|---|
| Grundsteuer | 2.100,00 € | Wohnfläche (58/420) | 290,00 € |
| Wasser / Abwasser | 3.600,00 € | Verbrauch | 310,50 € |
| Heizung und Warmwasser | 9.800,00 € | Verbrauch / Fläche | 640,00 € |
| Müllabfuhr | 1.400,00 € | Wohnfläche | 193,40 € |
| Hausmeister / Reinigung | 3.200,00 € | Wohnfläche | 441,90 € |
| Gebäudeversicherung | 1.850,00 € | Wohnfläche | 255,50 € |
| Summe Betriebskosten (Anteil Mieter) | 2.131,30 € |
| abzüglich Vorauszahlungen (12 × 210,00 €) | – 2.520,00 € |
| Guthaben | 388,70 € |
Das Guthaben wird Ihnen überwiesen beziehungsweise verrechnet bzw. mit der nächsten Miete; Konto Vermieter: IBAN DE02 1203 0000 0000 2020 51.
Belege können nach Terminabsprache eingesehen werden. Einwendungen sind innerhalb von zwölf Monaten nach Zugang der Abrechnung zu erheben.
Freiburg, 05.10.2026
| Unterschrift Vermieter Thomas Müller |
Häufige Fragen zu: Betriebskostenabrechnung (Vermieter)
Bis wann muss die Abrechnung beim Mieter sein?
Spätestens zwölf Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums.
Welche Kosten darf ich umlegen?
Die im Mietvertrag vereinbarten und in der Betriebskostenverordnung genannten Betriebskosten, nicht aber Verwaltung und Instandhaltung.
Darf der Mieter die Belege einsehen?
Ja, der Mieter hat ein Recht auf Belegeinsicht.
Muss ich der Abrechnung Belege beifügen?
Nicht zwingend, der Mieter hat aber ein Einsichtsrecht in die Belege.
Passende Vorlagen
- Nebenkostenabrechnung widersprechen Vorlage – Einwände gegen die Betriebskostenabrechnung erheben und Belege verlangen.
- Mieterhöhung Vorlage Vermieter – Mieterhöhung bis zur ortsüblichen Vergleichsmiete schriftlich verlangen.
- Mietrückstand Mahnung Vorlage – Zahlungsaufforderung an den Mieter bei Mietrückstand mit Frist.
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