Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen (Checkliste): Vorlage und Hinweise
Unterlagen zu früh wegzuwerfen kann teuer werden, zu lange aufzuheben kostet Platz. Die Checkliste zeigt die üblichen Fristen und worauf es ankommt.
Unterlagen zu früh wegzuwerfen kann teuer werden, zu lange aufzuheben kostet Platz. Die Checkliste zeigt die üblichen Fristen und worauf es ankommt. Alle Eingaben bleiben in Ihrem Browser, es wird nichts übertragen.
Stand: 10.10.2026 · Angaben ohne Gewähr
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Was wie lange bleibt
Die Aufbewahrungspflichten ergeben sich aus § 147 AO und § 257 HGB. Durch das Bürokratieentlastungsgesetz IV wurde die Frist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre verkürzt; Bücher und Abschlüsse bleiben bei zehn Jahren, Geschäftsbriefe bei sechs Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstanden ist, und läuft nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung von Bedeutung sind. Übergangs- und Sonderregeln: Stand prüfen.
Hinweise
- Siehe Belegordner, E-Rechnung, Datenschutz.
Steuerliche und rechtliche Anforderungen können sich ändern und hängen vom Einzelfall ab. Lassen Sie sich im Zweifel von einer Steuerberaterin, einem Steuerberater oder einer Anwältin beraten. Die Vorlage ersetzt keine Beratung.
Typische Fehler: Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen (Checkliste)
- Fristbeginn falsch berechnet.
- Elektronische Belege nur ausgedruckt.
- Unterlagen bei laufender Prüfung vernichtet.
Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen (Checkliste) erstellen: So geht’s
- Füllen Sie das Formular oben mit Ihren Angaben aus.
- Prüfen Sie die Vorschau und ändern Sie Texte, Stil, Schriftart oder Akzentfarbe.
- Klicken Sie auf „PDF speichern / drucken“ und wählen Sie im Druckdialog „Als PDF speichern“.
- Unterschreiben Sie das Dokument, wo nötig, und versenden Sie es, zum Beispiel per E-Mail oder Post.
Muster: Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen (Checkliste)
So sieht ein ausgefülltes Dokument aus. Mit dem Formular oben erstellen Sie Ihre eigene Version.
Checkliste Aufbewahrungsfristen
Max Mustermann Webdesign · 10.01.2027
10 Jahre (Stand prüfen)
| □ | Bücher und Aufzeichnungen, Journale |
| □ | Jahresabschlüsse, EÜR, Inventare |
| □ | Eröffnungsbilanz und Lageberichte |
| □ | Organisationsunterlagen und Verfahrensdokumentation |
8 Jahre (seit 2025, Stand prüfen)
| □ | Buchungsbelege: Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge |
| □ | Kassenbelege und Tagesabschlüsse |
| □ | Lohnbelege, soweit Buchungsbelege |
6 Jahre
| □ | Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe |
| □ | Kopien abgesandter Geschäftsbriefe |
| □ | Geschäftliche E-Mails mit Briefcharakter |
| □ | Sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen |
Form und Beginn
| □ | Frist beginnt mit Ende des Kalenderjahres der Entstehung |
| □ | Elektronische Belege elektronisch aufbewahren (GoBD) |
| □ | E-Rechnungen im Originalformat speichern |
| □ | Laufende Prüfungen und Verfahren verlängern die Frist |
Vernichtung
| □ | Jährlich zum Jahresanfang Abgelaufenes aussortieren |
| □ | Datenschutzgerecht vernichten (Aktenvernichter, Dienstleister) |
| □ | Personenbezogene Daten ohne Pflicht nicht länger behalten |
Eigene Punkte
| □ | Ordner 2016 und älter vernichten (nach Prüfung) |
Häufige Fragen zu: Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen (Checkliste)
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Als Buchungsbelege nach aktuellem Recht acht Jahre.
Wann beginnt die Frist?
Mit Ablauf des Kalenderjahres der Entstehung.
Darf ich Papierbelege scannen und vernichten?
Unter Voraussetzungen (ersetzendes Scannen nach GoBD).
Passende Vorlagen
- Belegordner Buchhaltung Vorlage – Belege für Selbstständige ordnen: Ein- und Ausgangsrechnungen, Kasse, Bank, Verträge und Aufbewahrung.
- E-Rechnung Checkliste Vorlage – E-Rechnungspflicht im B2B: Empfang seit 2025, Ausstellung ab 2027 bzw. 2028, Formate XRechnung und ZUGFeRD, Software, Archivierung und Ausnahmen.
- Datenschutz Kleinunternehmen Vorlage – DSGVO im kleinen Betrieb umsetzen: Verarbeitungsverzeichnis, Datenschutzerklärung, Auftragsverarbeitung, Löschfristen, Technik, Beschäftigte und Datenpannen.
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