Checkliste Einstellung Mitarbeiter (Onboarding): Vorlage und Hinweise
Von der Zusage bis zum ersten Arbeitstag: Die Checkliste führt Arbeitgeber durch Formalitäten und Einarbeitung.
Von der Zusage bis zum ersten Arbeitstag: Die Checkliste führt Arbeitgeber durch Formalitäten und Einarbeitung. Alle Eingaben bleiben in Ihrem Browser, es wird nichts übertragen.
Stand: 05.10.2026 · Angaben ohne Gewähr
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Eine sorgfältige Einstellung verhindert Fehler und erleichtert die Einarbeitung. Wichtig sind der schriftliche Arbeitsvertrag (Nachweisgesetz), die Anmeldung zur Sozialversicherung, die Abfrage der Lohnsteuermerkmale und die Arbeitsschutzunterweisung. Dokumentieren Sie Unterweisungen.
Dazu passend
- Arbeitsvertrag unbefristet, befristet, Minijob
- Anwesenheitsliste für Unterweisungen
Rechtliche Pflichten hängen von Betriebsgröße und Branche ab. Lassen Sie sich von Steuerberater oder Fachanwalt beraten.
Typische Fehler: Checkliste Einstellung Mitarbeiter (Onboarding)
- Anmeldung erfolgt zu spät.
- Nachweisgesetz wird nicht beachtet.
- Unterweisungen werden nicht dokumentiert.
Checkliste Einstellung Mitarbeiter (Onboarding) erstellen: So geht’s
- Füllen Sie das Formular oben mit Ihren Angaben aus.
- Prüfen Sie die Vorschau und ändern Sie Texte, Stil, Schriftart oder Akzentfarbe.
- Klicken Sie auf „PDF speichern / drucken“ und wählen Sie im Druckdialog „Als PDF speichern“.
- Unterschreiben Sie das Dokument, wo nötig, und versenden Sie es, zum Beispiel per E-Mail oder Post.
Muster: Checkliste Einstellung Mitarbeiter (Onboarding)
So sieht ein ausgefülltes Dokument aus. Mit dem Formular oben erstellen Sie Ihre eigene Version.
Checkliste Einstellung und Onboarding
Anna Beispiel · Eintritt: 01.01.2027
Vor Vertragsschluss
| □ | Stelle, Anforderungen und Gehalt festlegen |
| □ | Bewerberauswahl und Vorstellungsgespräche, Datenschutz beachten |
| □ | Arbeitsvertrag erstellen (Nachweisgesetz beachten) |
| □ | Probezeit und Befristung prüfen |
Anmeldung und Behörden
| □ | Betriebsnummer und Meldung bei der Sozialversicherung |
| □ | Anmeldung bei Krankenkasse und Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft) |
| □ | Lohnsteuer: elektronische Lohnsteuermerkmale abrufen |
| □ | Personalfragebogen: Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Bankverbindung |
| □ | Bei Minijob: Meldung an die Minijob-Zentrale |
Vorbereitung
| □ | Arbeitsplatz, Technik, Zugänge vorbereiten |
| □ | Arbeitskleidung und Schutzausrüstung bereitstellen |
| □ | Unterweisung (Arbeitsschutz, Brandschutz) planen |
| □ | Einarbeitungsplan und Ansprechpartner festlegen |
Erster Tag und Probezeit
| □ | Begrüßung, Rundgang, Team vorstellen |
| □ | Unterlagen unterschreiben lassen (Verschwiegenheit, Datenschutz) |
| □ | Einarbeitungsgespräche und Feedback-Termine |
| □ | Probezeit auswerten, Entscheidung vor Ablauf |
Eigene Punkte
| □ | Dienstplan und Schlüssel übergeben |
Häufige Fragen zu: Checkliste Einstellung Mitarbeiter (Onboarding)
Muss der Vertrag schriftlich sein?
Wesentliche Bedingungen müssen schriftlich nachgewiesen werden.
Wo melde ich Mitarbeiter an?
Bei der Krankenkasse über das Entgeltabrechnungsprogramm, bei Minijobs bei der Minijob-Zentrale.
Brauche ich eine Arbeitsschutzunterweisung?
Ja, vor Beginn der Tätigkeit und regelmäßig.
Passende Vorlagen
- Arbeitsvertrag Vorlage – Unbefristeter Arbeitsvertrag für Vollzeit oder Teilzeit.
- Arbeitsvertrag Minijob Vorlage – Arbeitsvertrag für geringfügig Beschäftigte mit Arbeitszeit und Vergütung.
- Anwesenheitsliste Vorlage – Teilnehmer bei Veranstaltung, Schulung oder Training mit Unterschrift erfassen.
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