Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO, Tabelle): Vorlage und Hinweise
Fast jedes Unternehmen muss ein Verzeichnis seiner Datenverarbeitungen führen. Die Tabelle erfasst je Tätigkeit die Angaben, die Art. 30 DSGVO verlangt.
Fast jedes Unternehmen muss ein Verzeichnis seiner Datenverarbeitungen führen. Die Tabelle erfasst je Tätigkeit die Angaben, die Art. 30 DSGVO verlangt. Alle Eingaben bleiben in Ihrem Browser, es wird nichts übertragen.
Stand: 10.10.2026 · Angaben ohne Gewähr
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Pflicht für fast alle Betriebe
Nach Art. 30 DSGVO muss jeder Verantwortliche ein Verzeichnis seiner Verarbeitungstätigkeiten führen. Darin stehen unter anderem Name und Kontakt des Verantwortlichen, die Zwecke, die Kategorien von Betroffenen und Daten, die Empfänger, Übermittlungen in Drittländer, die vorgesehenen Löschfristen und eine allgemeine Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen. Die Ausnahme für Unternehmen mit weniger als 250 Beschäftigten greift nur, wenn die Verarbeitung nur gelegentlich erfolgt, kein Risiko birgt und keine besonderen Datenkategorien betrifft – bei laufender Kunden- oder Lohnverwaltung ist das nicht der Fall. Das Verzeichnis muss der Aufsichtsbehörde auf Anfrage vorgelegt werden. Muster der Aufsichtsbehörden können ergänzend helfen.
Hinweise
Steuerliche und rechtliche Anforderungen können sich ändern und hängen vom Einzelfall ab. Lassen Sie sich im Zweifel von einer Steuerberaterin, einem Steuerberater oder einer Anwältin beraten. Die Vorlage ersetzt keine Beratung.
Typische Fehler: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO, Tabelle)
- Verzeichnis gar nicht angelegt.
- Dienstleister ohne AVV eingetragen.
- Löschfristen fehlen.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO, Tabelle) erstellen: So geht’s
- Füllen Sie das Formular oben mit Ihren Angaben aus.
- Prüfen Sie die Vorschau und ändern Sie Texte, Stil, Schriftart oder Akzentfarbe.
- Klicken Sie auf „PDF speichern / drucken“ und wählen Sie im Druckdialog „Als PDF speichern“.
- Unterschreiben Sie das Dokument, wo nötig, und versenden Sie es, zum Beispiel per E-Mail oder Post.
Muster: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO, Tabelle)
So sieht ein ausgefülltes Dokument aus. Mit dem Formular oben erstellen Sie Ihre eigene Version.
Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO)
| Verantwortlicher (Name, Anschrift) | Max Mustermann Webdesign, Musterweg 3, 79100 Freiburg |
| Datenschutzbeauftragte(r) / Kontakt | nicht benannt; Kontakt: max@mustermann.example |
| Nr. | Tätigkeit | Zweck | Betroffene und Datenarten | Rechtsgrundlage | Empfänger / Dienstleister | Drittland | Löschfrist | Schutzmaßnahmen |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Kunden und Rechnungen | Vertragsdurchführung, Buchhaltung | Kunden: Name, Anschrift, Kontakt, Zahlungsdaten | Art. 6 Abs. 1 lit. b, c | Steuerberatung, Buchhaltungssoftware (AVV) | nein | nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist | Zugriffsschutz, Backup |
| 2 | Kontaktformular Website | Beantwortung von Anfragen | Interessenten: Name, E-Mail, Nachricht | Art. 6 Abs. 1 lit. b, f | Webhoster (AVV) | nein | 6 Monate nach Abschluss | Verschlüsselte Übertragung |
| 3 | Newsletter | Werbung an Abonnenten | Abonnenten: E-Mail, Einwilligungsnachweis | Art. 6 Abs. 1 lit. a | Newsletter-Dienst (AVV) | prüfen | bis zum Widerruf | Double-Opt-in |
| 4 | Lohnabrechnung Minijob | Beschäftigungsverhältnis | Beschäftigte: Stammdaten, Bank, SV-Daten | Art. 6 Abs. 1 lit. b, c | Steuerberatung, Minijob-Zentrale | nein | nach gesetzlicher Frist | verschlossener Schrank |
Pflicht nach Art. 30 DSGVO. Die Ausnahme für Unternehmen unter 250 Beschäftigten gilt nicht bei regelmäßiger Verarbeitung – also praktisch bei Kunden- und Beschäftigtendaten. Auf Anfrage der Aufsichtsbehörde vorlegen.
Häufige Fragen zu: Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten (Art. 30 DSGVO, Tabelle)
Muss ich als Einzelunternehmer ein Verzeichnis führen?
In aller Regel ja, sobald Sie regelmäßig Kundendaten verarbeiten.
Muss ich es veröffentlichen?
Nein, es ist ein internes Dokument und wird nur der Behörde vorgelegt.
Was gehört in die Spalte Empfänger?
Stellen, die Daten erhalten, z. B. Steuerberatung, Hoster oder Versanddienstleister.
Passende Vorlagen
- Datenschutz Kleinunternehmen Vorlage – DSGVO im kleinen Betrieb umsetzen: Verarbeitungsverzeichnis, Datenschutzerklärung, Auftragsverarbeitung, Löschfristen, Technik, Beschäftigte und Datenpannen.
- Auftragsverarbeitungsvertrag Vorlage – Kompakter AV-Vertrag: Gegenstand, Art der Daten, Betroffene, Weisungen, Vertraulichkeit, technische Maßnahmen, Unterauftragnehmer, Löschung und Kontrollen.
- DSGVO Auskunft Vorlage – Auskunft nach Art. 15 DSGVO oder Löschung nach Art. 17 verlangen.
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