Abwesenheitsnotiz (Out-of-Office E-Mail): Vorlage und Hinweise
Die Abwesenheitsnotiz informiert Absender, wann Sie zurück sind und wer vertritt. Mit Varianten für Deutsch und Englisch.
Die Abwesenheitsnotiz informiert Absender, wann Sie zurück sind und wer vertritt. Mit Varianten für Deutsch und Englisch. Alle Eingaben bleiben in Ihrem Browser, es wird nichts übertragen.
Stand: 05.10.2026 · Angaben ohne Gewähr
KI-Hinweis: Dieser Text wurde mit Unterstützung von künstlicher Intelligenz erstellt und kann Fehler enthalten. Mehr erfahren
Gute Abwesenheitsnotiz
Eine Abwesenheitsnotiz (automatische Antwort) sagt, wann Sie zurück sind und wer vertritt. Halten Sie sie kurz und freundlich. Aus Datenschutzgründen sollten Sie keine Gründe wie Krankheit und keine Reisedetails nennen, die Einbrecher nutzen könnten. Für internationale Kontakte lohnt sich eine zweisprachige Fassung.
Tipps
- Nennen Sie Rückkehrdatum und Vertretung mit Kontakt.
- Verwenden Sie die Notiz in Outlook, Gmail, Apple Mail als automatische Antwort.
- Richten Sie sie rechtzeitig vor Beginn ein und deaktivieren Sie sie danach.
- Passend: Urlaubsantrag.
Typische Fehler: Abwesenheitsnotiz (Out-of-Office E-Mail)
- Die Vertretung wird nicht genannt.
- Persönliche Gründe werden preisgegeben.
- Die Notiz bleibt nach der Rückkehr aktiv.
Abwesenheitsnotiz (Out-of-Office E-Mail) erstellen: So geht’s
- Füllen Sie das Formular oben mit Ihren Angaben aus.
- Prüfen Sie die Vorschau und ändern Sie Texte, Stil, Schriftart oder Akzentfarbe.
- Klicken Sie auf „PDF speichern / drucken“ und wählen Sie im Druckdialog „Als PDF speichern“.
- Unterschreiben Sie das Dokument, wo nötig, und versenden Sie es, zum Beispiel per E-Mail oder Post.
Muster: Abwesenheitsnotiz (Out-of-Office E-Mail)
So sieht ein ausgefülltes Dokument aus. Mit dem Formular oben erstellen Sie Ihre eigene Version.
Abwesenheitsnotiz
Betreff: Automatische Antwort: Abwesenheit
Guten Tag,
vielen Dank für Ihre Nachricht. Ich bin vom 21.12.2026 bis einschließlich 04.01.2027 im Urlaub und habe nur eingeschränkten Zugriff auf meine E-Mails. Ihre Nachricht wird nicht weitergeleitet.
In dringenden Fällen wenden Sie sich bitte an meine Vertretung: Max Mustermann, max.mustermann@muster.example · 0761 123456. Ich melde mich nach meiner Rückkehr am 04.01.2027 bei Ihnen.
Mit freundlichen Grüßen
Anna Beispiel
Muster GmbH
Subject: Automatic reply: Out of office
Hello,
Thank you for your message. I am on vacation from 21.12.2026 until 04.01.2027 and have limited access to my emails. Your message will not be forwarded.
In urgent cases, please contact my colleague Max Mustermann (max.mustermann@muster.example · 0761 123456). I will get back to you after my return.
Kind regards
Anna Beispiel
Muster GmbH
Tipp: Nennen Sie den Grund nur allgemein („nicht im Büro“) und keine Details wie Krankheit. Hinterlegen Sie die Notiz in Ihrem E-Mail-Programm als automatische Antwort.
Häufige Fragen zu: Abwesenheitsnotiz (Out-of-Office E-Mail)
Soll ich den Grund nennen?
Besser nur allgemein, etwa „nicht im Büro“.
Soll ich eine Vertretung nennen?
Ja, mit Kontaktdaten für dringende Fälle.
Brauche ich Englisch?
Bei internationalen Kontakten ist eine zweisprachige Fassung hilfreich.
Passende Vorlagen
- Urlaubsantrag Vorlage – Antrag auf Erholungsurlaub mit Genehmigungsfeld für den Vorgesetzten.
- Elternzeit beantragen Vorlage – Elternzeit schriftlich beim Arbeitgeber beantragen.
- Krankmeldung Vorlage – Arbeitsunfähigkeit schriftlich dem Arbeitgeber melden.
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