Feier planen Vorlage – mit Auswahl

Feste planen (Ablaufplan, Weihnachten, Wichteln, Kuchenbasar und mehr): Vorlage und Hinweise

Vorlagen für Feste und Aktionen: Ablauf-, Helfer- und Buffetplan, Weihnachtsplanung, Wichteln und Spendenaktionen.

Wählen Sie den Anlass – Feier, Weihnachten, Wichteln oder Spendenaktion – und darin die passende Vorlage. Alle Eingaben bleiben in Ihrem Browser, es wird nichts übertragen.

Stand: 10.10.2026 · Angaben ohne Gewähr

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Feier planen: die passende Variante wählen

Wählen Sie den Anlass – Feier, Weihnachten, Wichteln oder Spendenaktion – und darin die passende Vorlage.

• Ablaufplan für Veranstaltungen (Regieplan): Minutengenauer Regieplan: Uhrzeit, Programmpunkt, Verantwortliche, Technik, Ort und Hinweise für Feiern, Firmenevents und Vereinsfeste.
• Helferplan Vereinsfest (Schichtplan Helfer): Helfer für Vereinsfest, Flohmarkt oder Veranstaltung nach Schichten und Aufgaben einteilen.
• Getränkeplanung für Feiern (Mengen und Einkauf): Getränke für Party, Hochzeit oder Vereinsfest planen: Getränk, Menge pro Gast, Gesamtmenge, Gebinde, Kühlung, Leergut und Kommission.
• Buffet-Planer (Wer bringt was mit?): Mitbring-Buffet organisieren: Gericht, Kategorie, wer bringt es, Menge, vegetarisch/vegan, Allergene und Geschirr – für Feiern, Vereinsfeste und Kita.
• Geschenkliste Weihnachten (Geschenkplaner): Weihnachtsgeschenke planen: Person, Idee, Budget, bestellt und verpackt abhaken.
• Geschenkideen-Liste (das ganze Jahr sammeln): Geschenkideen für Familie und Freunde sammeln: Person, Anlass, Datum, Idee, Budget, gekauft und verpackt.
• Weihnachtskarten Adressliste (Grußkarten-Planer): Adressen für Weihnachts- und Grußkarten sammeln, Versand und Rückmeldung abhaken.
• Weihnachtsmenü Planer (Feiertage planen): Weihnachtsessen planen: Gänge, Rezepte, Zutaten, Zubereitungszeit und Einkauf für die Feiertage.
• Wichteln organisieren (Liste und Regeln): Wichteln in Familie, Büro oder Verein: Teilnehmer, Wunschliste, gezogene Person, Budget und Übergabetermin.
• Kuchenbasar-Planer (Kuchenspenden, Allergene, Erlös): Kuchenverkauf für Schule, Kita oder Verein planen: wer bringt welchen Kuchen, Stückzahl, Allergene, Abgabezeit, Preis pro Stück und ob der Kuchen schon da ist.
• Tombola-Planer (Preise, Spender, Gewinnlose): Tombola für Vereinsfest oder Schulfest organisieren: Preise, Spenderinnen und Spender, geschätzter Wert, Gewinnlosnummer, Abholung und Dank übersichtlich in einer Liste.
• Sponsorenlauf: Läufer- und Sponsorenliste: Sponsorenlauf für Schule oder Verein: Sponsoren je Läufer, Betrag pro Runde oder Festbetrag, gelaufene Runden, Summe, Zahlungseingang und Unterschrift auf einer Karte.

Alles im Takt

Ein Regieplan hält Zeiten, Zuständigkeiten und Technik fest. Verteilen Sie ihn an alle Mitwirkenden und bestimmen Sie eine Ansprechperson vor Ort. Planen Sie Puffer ein, denn Reden und Buffet dauern oft länger. Denken Sie an Genehmigungen, GEMA und Sicherheit.

Hinweise

• Siehe Veranstaltung, Helferplan, Sitzplan.

Helferplan Vereinsfest (Schichtplan Helfer): Gute Planung entlastet

Mit dem Helferplan verteilen Sie Aufgaben und Schichten fair und behalten den Überblick.

Bei Festen und Veranstaltungen steht und fällt vieles mit den Helfern. Ein Helferplan teilt Schichten und Aufgaben fair auf, nennt Ansprechpartner und zeigt Lücken. Informieren Sie Helfer frühzeitig und vergessen Sie Pausen, Verpflegung und Dank nicht.

Getränkeplanung für Feiern (Mengen und Einkauf): Genug, aber nicht zu viel

Wie viel Getränke brauche ich? Die Tabelle rechnet Mengen pro Gast hoch und hilft beim Einkauf.

Planen Sie nach Anzahl, Dauer und Wetter. Wasser und alkoholfreie Getränke sollten reichlich da sein. Viele Getränkehändler nehmen ungeöffnete Kästen zurück (Kommission) und verleihen Garnituren, Kühlschränke und Zapfanlagen. Denken Sie an Eis und Leergutplatz.

Buffet-Planer (Wer bringt was mit?): Ausgewogen und sicher

Beim Mitbring-Buffet soll nicht jeder Nudelsalat bringen. Der Planer verteilt Gerichte und hält Allergene fest.

Verteilen Sie die Kategorien so, dass Salate, Hauptgerichte, Brot und Desserts ausgewogen sind. Kennzeichnen Sie Allergene und bieten Sie vegetarische Optionen an. Bei Hitze gilt: Speisen mit Mayonnaise, Fleisch und Milchprodukten kühlen.

Geschenkliste Weihnachten (Geschenkplaner): Rechtzeitig schenken

Mit der Geschenkliste behalten Sie Ideen, Budget und Stand im Blick und vermeiden Last-Minute-Stress.

Wer früh plant, spart Geld und Nerven: Legen Sie ein Gesamtbudget fest, sammeln Sie Ideen und bestellen Sie rechtzeitig, denn Lieferzeiten vor Weihnachten sind oft länger. Heben Sie Rechnungen und Rückgabefristen auf; Umtausch ist bei Geschenken meist Kulanz, gesetzliche Widerrufsrechte gelten nur bei Fernabsatz.

Geschenkideen-Liste (das ganze Jahr sammeln): Nie mehr ratlos schenken

Gute Ideen kommen nebenbei. Mit der Liste sammeln Sie sie das ganze Jahr und haben zum Geburtstag immer etwas Passendes.

Notieren Sie Wünsche und Andeutungen, sobald Sie sie hören, dazu Größen und Vorlieben. Mit festem Budget pro Person behalten Sie die Kosten im Blick. Erlebnisse und gemeinsame Zeit sind oft die schönsten Geschenke.

Weihnachtskarten Adressliste (Grußkarten-Planer): Grüße rechtzeitig verschicken

Wer jährlich Karten verschickt, behält mit einer Adressliste Adressen, Anrede und Versandstand im Blick.

Weihnachtspost sollte früh abgeschickt werden: Inland meist bis Mitte Dezember, Ausland und Übersee früher. Notieren Sie Anrede und Adresse nur mit Einwilligung der Betroffenen, denn Adressen sind personenbezogene Daten. Eine private Liste für den eigenen Gebrauch ist unproblematisch, geben Sie sie aber nicht weiter.

Weihnachtsmenü Planer (Feiertage planen): Feiertage entspannt planen

Mit dem Menüplaner behalten Sie Gänge, Einkauf und Zeitplan für die Feiertage im Blick.

Planen Sie das Weihnachtsmenü früh: Bestellen Sie Gans oder Fleisch rechtzeitig, verteilen Sie Aufgaben und bereiten Sie möglichst viel vor. Beachten Sie die Ladenschlusszeiten an den Feiertagen und Allergien der Gäste.

Wichteln organisieren (Liste und Regeln): Wichteln mit klaren Regeln

Wichteln macht Spaß, wenn die Regeln klar sind. Die Liste hält Teilnehmer, Wünsche und Budget fest; die Zuordnung bleibt geheim.

Legen Sie ein Budget, einen Termin und die Art des Wichtelns fest, etwa klassisch, Schrottwichteln oder Schrottwichteln mit Tauschen. Eine kurze Wunschliste verhindert Fehlgriffe. Für das Ziehen eignen sich Zettel oder Online-Losverfahren.

Kuchenbasar-Planer (Kuchenspenden, Allergene, Erlös): Lecker und sicher

Beim Kuchenbasar hilft eine klare Liste, damit genug Auswahl da ist und Allergene am Verkaufstisch richtig angegeben werden.

Bitten Sie alle Spender, die enthaltenen Hauptallergene zu notieren, und stellen Sie Schilder an den Tisch. Glutenfreie oder nussfreie Kuchen getrennt anbieten und mit eigenem Besteck. Ob für einen gelegentlichen Basar Kennzeichnungspflichten gelten, hängt vom Einzelfall ab; Transparenz ist aber immer sinnvoll. Hygiene: saubere Hände, abgedeckte Kuchen, Kühlung für Sahne und Creme.

Tombola-Planer (Preise, Spender, Gewinnlose): Gut organisiert verlosen

Eine Tombola lebt von gespendeten Preisen. Die Liste hilft, Preise und Spender zu verwalten und am Ende niemandem den Dank zu vergessen.

Für öffentliche Lotterien und Ausspielungen gelten der Glücksspielstaatsvertrag und Landesrecht. Kleine Tombolas zu gemeinnützigen Zwecken sind häufig erleichtert zugelassen oder nur anzeigepflichtig, die Grenzen unterscheiden sich aber je Bundesland (Stand prüfen). Mischen Sie Gewinn- und Nietenlose gut und hängen Sie die Gewinnnummern gut sichtbar aus.

Sponsorenlauf: Läufer- und Sponsorenliste: Laufen für den guten Zweck

Beim Sponsorenlauf sammeln Kinder und Erwachsene Spenden pro Runde. Die Karte hält fest, wer wie viel zugesagt und gezahlt hat.

Legen Sie vorab Rundenlänge, Laufzeit und Zweck fest und informieren Sie Sponsoren schriftlich. Das Geld sollte auf ein Konto der Schule, des Fördervereins oder Vereins gehen, nicht auf Privatkonten. Eine Zuwendungsbestätigung darf nur eine steuerbegünstigte Körperschaft ausstellen, etwa der Förderverein. Achten Sie bei Kindern auf Pausen, Getränke und Aufsicht.

Typische Fehler: Feste planen (Ablaufplan, Weihnachten, Wichteln, Kuchenbasar und mehr)

• Kein Puffer.
• Zuständigkeiten unklar.
• Plan nicht verteilt.
• Schichten sind zu lang.
• Zu wenig Wasser.
• Zehnmal Nudelsalat.

Feste planen (Ablaufplan, Weihnachten, Wichteln, Kuchenbasar und mehr) erstellen: So geht’s

1. Füllen Sie das Formular oben mit Ihren Angaben aus.
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Muster: Feste planen (Ablaufplan, Weihnachten, Wichteln, Kuchenbasar und mehr)

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Häufige Fragen zu: Feste planen (Ablaufplan, Weihnachten, Wichteln, Kuchenbasar und mehr)

Passende Vorlagen

• Dienstplan Vorlage – Dienst- und Schichtplan für Teams sowie ein persönliches Stundenbuch für ehrenamtliche Tätigkeit.
• Wochenplaner Vorlage – Planer zum Ausdrucken: Wochen- und Monatsplaner, Jahresziele, Habit Tracker, Zeitinventur und Projektplan.
• Gutschein Vorlage – Gutschein zum Ausdrucken, z. B. als Geschenk oder für Kunden.
• Einkaufsliste Vorlage – Vorlagen für Einkauf und Küche: Einkaufsliste, Preisvergleich, Rezeptkarte, Rezeptregister, Back- und Einkochprotokoll.

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